Agar bisa terus berkembang dan bergerak maju, perusahaan tak hanya bisa merasa puas dengan apa yang mereka punya saat ini dan jalan di tempat (stuck). Pasalnya, kondisi pasar, customer, bahkan zaman dan teknologi akan terus berubah. Sehingga perusahaan yang dibentuk harus bisa selalu berkembang mengikuti perkembangan tersebut.
Umumnya, perusahaan memiliki empat level utama dalam manajemen yang menentukan kondisinya, mulai dari level tradisional, stabil, kuat, hingga cerdas. Masing-masing level memiliki karakteristik dan kondisi manajemen perusahaan yang berbeda.
Untuk itu, mari kita bahas terlebih dahulu empat level perusahaan tersebut.
Mengembangkan Perusahaan dari 4 Levelnya: Tradisional, Stabil, Kuat, Cerdas
1. Tradisional
Perusahaan dengan level tradisional biasanya akan bergerak dengan manajemen di mana atasan memiliki posisi terpenting dalam pengambilan keputusan. Instruksi dari atasan masih sangat dominan dan perusahaan masih jarang yang memiliki prosedur atau Standar Operasional Prosedur (SOP) yang tetap.
2. Stabil
Kemudian, perusahaan dengan level stabil sudah lebih berkembang dibandingkan perusahaan tradisional. Di sini, perusahaan lebih teratur karena dilengkapi oleh prosedur tetap yang harus diikuti oleh semua karyawan. Manajemen pun semakin baik karena adanya struktur organisasi di mana para karyawan level atas maupun level bawah sudah memiliki pembagian tugasnya masing-masing.
3. Kuat
Perusahaan yang masuk ke dalam kategori perusahaan kuat sudah memiliki manajemen risiko, target manajemen jangka panjang, dan budaya kerja yang baik. Manajemen risiko sendiri merupakan suatu upaya yang dilakukan oleh perusahaan sebagai bentuk respon atau tindakan pengelolaan terhadap risiko atau hasil buruk yang mungkin terjadi di dalam perusahaan.
Maka itu, karena telah memiliki manajemen risiko, maka perusahaan menetapkan target manajemen jangka panjang untuk memfokuskan tujuan perusahaan dan menjaga agar para karyawan tetap bekerja sesuai di “jalur”-nya. Budaya kerja yang baik juga penting untuk diterapkan agar karyawan memiliki pengalaman dan semangat kerja yang lebih maksimal.
4. Cerdas
Perusahaan cerdas adalah level tertinggi, di mana perusahaan sudah berhasil beradaptasi dengan perkembangan zaman dan teknologi. Pada perusahaan cerdas, manajemen perusahaan lebih tertata rapi dengan akurasi job loading, di mana para karyawan memiliki kesempatan untuk meningkatkan skill, memperluas ruang lingkup kerja, dan siap menghadapi tantangan baru yang bisa membuat dirinya semakin berkembang.
Selain meningkatkan level karyawan, perusahaan cerdas juga familiar dengan teknologi dan memanfaatkannya untuk meningkatkan produktivitas karyawan, agar pekerjaan yang dilakukan dapat diselesaikan dengan lebih efektif dan efisien. Karyawan yang memiliki multi-skill juga lebih terlihat, di mana karyawan bisa berpindah pekerjaan dan tim selama ia memiliki skill untuk pekerjaan tersebut.
Baca Juga: Mengenal 7 Poin Budaya Manajemen Jepang di Perusahaan
Perubahan Jenis Bisnis yang Dianalogikan dengan Cara Berkendara
Metamorfosa atau perubahan jenis bisnis rupanya bisa dianalogikan dengan cara kita berkendara. Contohnya ketika berkendara menggunakan motor bebek, pengemudinya cenderung lebih santai dan memiliki tujuan yang pendek atau tidak jauh.
Beberapa karakteristik berkendara dengan motor bebek, yaitu:
- Pengemudi biasanya berkendara tanpa pengaman dan perlengkapan yang lengkap jika hanya ingin berpergian ke tujuan yang dekat.
- Posisi duduk santai.
- Bisa beristirahat kapan saja, di mana saja, lama juga tidak apa-apa.
Jika diartikan menjadi suatu perusahaan, tentunya tidak ada perusahaan yang dibuat hanya untuk tujuan jangka pendek. Cara kerjanya pun tak bisa selalu dilakukan dengan santai dan tanpa target.
Setelah motor bebek, kita beralih ke motor touring. Biasanya motor ini digunakan oleh pengendara yang memiliki fokus tujuan dengan jarak yang cenderung lebih panjang atau jauh. Beberapa karakteristiknya, yaitu:
- Memakai perlengkapan lengkap dan berkendara dengan persiapan yang matang.
- Posisi duduk lebih waspada.
- Memiliki bekal yang cukup dalam perjalanan.
- Istirahat hanya di tempat-tempat tertentu dan tidak terlalu lama.
Lalu, kita naik level tertinggi, yaitu motor balap atau racing. Pengendara yang mengendarai motor ini sudah memiliki tujuan yang lebih matang yaitu untuk menang. Persiapannya pun tak main-main, dipersiapkan dari jauh-jauh hari dengan persiapan yang lebih solid.
Beberapa karakteristiknya, yaitu:
- Memakai perlengkapan yang lengkap.
- Ada protokol atau aturan bila terjadi hal darurat.
- Posisi duduk fokus ke depan dan garis finish.
- Memiliki tujuan yaitu untuk bisa sampai ke garis finish.
Jika diartikan ke suatu perusahaan, motor balap sudah lebih solid dan lebih terfokus pada tujuan jangka panjang yang hendak dicapai. Karena itu, perusahaan perlu melakukan persiapan yang matang dari jauh-jauh hari agar bisa mencapai tujuan dengan optimal. Perusahaan juga perlu beradaptasi dengan berbagai kondisi. Pasalnya, perusahaan yang kuat dan berkembang adalah perusahaan yang mampu beradaptasi.
Konsep Lean Manufacturing dalam Manajemen Perusahaan
Lean manufacturing concept adalah sebuah konsep yang diperkenalkan oleh Toyota sebagai guidance system untuk membentuk perusahaan yang ramping. Landasan utama dari konsep ini adalah landasan perbaikan 5S (Seiri ringkas, Seiton rapi, Seiso bersih, Seiketsu rawat, Shitsuke rajin), standarisasi kerja, dan program eliminasi 7 waste dengan menerapkan proses produksi Automasi (Jidoka) dan Just in Time (zero stock).
Dalam menjalankan konsep lean manufacturing, diperlukan penerapan konsep Kaizen yaitu konsep perbaikan terus menerus. Secara singkat, Kaizen perusahaan adalah perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Tak ada hari tanpa perbaikan atau improvement, inilah prinsip yang dipegang dalam Kaizen. Pendekatan Kaizen perusahaan memiliki filosofi “berubah lebih baik setiap hari” dalam memberikan sasaran yang tepat dan proses yang fleksibel untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Baca Juga: Stop Call Wait, Penanganan Abnormal dalam Suatu Organisasi
Goals dari penerapan konsep Kaizen, yaitu:
- Pekerjaan lebih simple, cepat, dengan cost yang lebih efisien
- Mempertimbangkan customer’s benefit dan value
- Menghilangkan waste (muda), overload (muri), dan unevenness (mura)
Di samping konsep Kaizen, ada yang dinamakan Kaikaku atau inovasi. Berikut perbedaan antara Kaikaku dan Kaizen.
Kaikaku (perubahan radikal/inovasi) | Kaizen (perubahan berkelanjutan) |
Bersifat strategic, orientasi terhadap hasil (result oriented) | Taktis, orientasi terhadap proses (process oriented) |
Satu perubahan dalam skala besar | Banyak perubahan dalam skala kecil |
Butuh waktu panjang (bulan/tahun) | Butuh waktu pendek (minggu/bulan) |
Hasilnya tak langsung didapatkan, tergantung keterlibatan semua stakeholder | Hasilnya mudah didapatkan secara langsung |
Biaya tinggi | Biaya rendah |
Point of view terhadap masalah akan sangat menentukan akuratnya sebuah target yang ditetapkan. Dalam konsep Kaizen, semua orang harus fokus dalam menjalankan perubahan kecil secara konsisten sehingga masalah bisa dihilangkan satu demi satu.
5 Prinsip Dasar dari Konsep Lean Manufacturing
- Mengidentifikasi value dari produk dan kualitas
Perusahaan harus membuat informasi detail mengenai produk yang ingin dihasilkan sesuai dengan rencana yang ingin dicapai mulai dari kualitas, harga, pengiriman, hingga tingkat service. Nantinya, semua informasi ini akan ditetapkan dalam suatu parameter control agar inisiatif atau pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan SOP.
- Value stream dari produk
Dimulai dari bahan baku sampai ke produk akhir, meliputi aliran proses, dokumen, bahan baku, dan layout produk dari prosesnya. Tak lupa untuk memetakan proses bernilai dan tidak bernilai yang mungkin berlangsung saat proses produksi.
- Eliminasi 8 waste
Singkirkan komponen-komponen waste dalam aliran proses. Hal ini dapat membantu mengurangi pemborosan. Pasalnya, pemborosan ketika proses produksi dapat menjadi masalah serius jika tidak segera ditangani. Maka dari itu, pemborosan menjadi suatu hal penting yang harus dieliminasi terlebih dahulu.
- Pull system
Pull system meliputi pengerjaan proses berdasarkan pesanan dari customer, fokus terhadap kebutuhan customer, dan menyelaraskan ketersediaan sumber daya untuk bisa memenuhi pesanan dari customer.
- Penyempurnaan melalui perbaikan
Melibatkan seluruh karyawan, baik dari segi usaha, ide/pemikiran, hingga komitmen bersama untuk mencapai tujuan perusahaan. Pasalnya, keterlibatan seluruh karyawan menjadi kunci utama perbaikan yang sempurna dalam suatu perusahaan.
Dalam melakukan perubahan perbaikan, ada tiga stage of change yang perlu diketahui dan diterapkan agar rencana dapat dilakukan dengan optimal. Tiga stage of change itu adalah:
- Assess current state and define the value: Lakukan mapping dan penilaian terkait kondisi perusahaan saat ini untuk menentukan poin-poin perbaikan yang akan dilakukan.
- Start small: Mulai dari konsep-konsep kecil terlebih dahulu, kemudian baru mulai propose ide untuk menentukan cara kerja yang baru dan efisien dengan bantuan teknologi digital.
- Scale up: Lakukan setiap pekerjaan secara bersama-sama dan duplikasi initiatives tersebut untuk proses-proses serupa di masa depan.