Jepang dikenal dengan budaya kerja yang rapi, terstruktur, dan tegas. Karyawan pun memiliki loyalitas yang tinggi untuk mengabdi ke perusahaan tempatnya bekerja. Hal ini membuat Negeri Bunga Sakura tersebut memiliki budaya manajemen perusahaan yang sangat baik dan efektif untuk mencapai tujuan perusahaan dengan lebih efisien.
Perusahaan Jepang terus mendorong inovasi dan perbaikan yang dilakukan secara terus menerus dalam budaya manajemennya. Karena itu, disiplin karyawan menjadi sangat tinggi dan mereka sangat terbuka dengan perubahaan yang bisa membawa perusahaannya menjadi lebih baik untuk bisa terus bersaing di market atau pasar.
Melihat hal itu, budaya manajemen perusahaan Jepang menjadi salah satu budaya yang menarik jika ingin diaplikasikan di perusahaan-perusahaan lain. Namun, sebelum Anda ingin menerapkan budaya manajemen Jepang di perusahaan, Anda perlu kenali 7 poin budaya manajemen perusahaan Jepang yang cocok diaplikasikan di perusahaan Anda.
7 Poin Budaya Manajemen Jepang untuk Kerja Lebih Efektif dan Efisien
1. Planning dan monitoring
Dalam planning, artinya membuat rencana kerja berdasarkan tujuan yang ingin dicapai dengan menetapkan key performance indicator (KPI). Agar planning yang dibuat bisa berjalan dengan optimal, atasi setiap masalah yang mungkin terjadi dengan mengidentifikasinya dengan membuat rules atau aturan kerja.
Setelah itu, masuk ke monitoring untuk mengecek apakah KPI yang telah ditetapkan sudah terpenuhi dengan baik. Metode monitoring bisa dilakukan dengan menggunakan metode grafik kontrol dan laporan monitoring.
Baca Juga: Tips Menerapkan Metode 5S dalam Industri Woodworking
Tak hanya mengecek KPI, rules atau aturan kerja juga penting untuk selalu dicek agar manajemen mengetahui seberapa efektif dan efisien aturan tersebut ketika diterapkan oleh karyawan selama aktivitas operasional berlangsung.
2. Komunikasi (horenso)
Komunikasi diibaratkan seperti dua roda gigi yang saling menggerakkan satu sama lain. Jika ingin komunikasi bisa berjalan dengan baik, maka harus dilakukan secara dua arah agar mendapatkan feedback. Komunikasi sangat penting untuk meningkatkan hasil kerja yang maksimal. Ada tiga hal yang penting dilakukan dalam komunikasi menurut budaya manajemen Jepang, yaitu:
- Hokoku: Selalu melaporkan kepada atasan berita baik maupun berita buruk.
- Renraku: Menginformasikan ke sesama tim atau karyawan satu level mengenai info progress dari pekerjaan yang sedang dilakukan agar progress-nya bisa sejalan.
- Sodan: Konsultasi untuk menyelesaikan masalah yang ada untuk mencapai kesepakatan bersama.
3. See the Genba (place), Genbutsu (things), Genjitsu (actual place)
Percaya dengan mata kepala sendiri, sebagai bukti kontrol dari kepedulian terhadap seberapa baik manajemen perusahaan yang telah dijalani. Dalam perusahaan Jepang, setiap pimpinan manajemennya diwajibkan ikut turun ke lapangan untuk melihat, membuktikan, dan merasakan apa yang terjadi di lapangan. Namun, mengapa hal itu penting?
Agar manajer bisa membuat keputusan dan kebijakan lebih optimal karena dirinya melihat sendiri aktivitas operasional, termasuk di dalamnya jika ada kendala atau kesulitan yang dihadapi secara langsung di lapangan. Sehingga keputusan maupun kebijakan yang dibuat bisa diterapkan secara optimal.
Selain untuk mengontrol, turun langsung ke lapangan bisa dimanfaatkan untuk menjalin komunikasi yang lebih baik dengan karyawan level bawah. Ibaratnya seperti roda gigi yang selalu diberi pelumas. Dengan begitu, karyawan akan lebih mudah diajak berkomunikasi.
4. Do like an owner
Setiap tim dan karyawan diharapkan bisa menganggap perusahaan seperti miliknya sendiri, inilah yang dimaksud dari do like an owner. Dengan rasa memiliki yang tinggi, setiap karyawan akan mampu menumbuhkan rasa kepercayaan diri untuk menyampaikan ide-ide perbaikan maupun potensi masalah yang dihadapi oleh perusahaan.
Hal ini berkaitan dengan budaya manajemen di perusahaan Jepang, di mana perusahaan Jepang pada umumnya memiliki karyawan-karyawan yang loyal dan patuh dengan berbagai aturan yang ditetapkan oleh perusahaan. Loyalitas tersebut yang kemudian memunculkan rasa ingin terus mengembangkan perusahaan agar bisa lebih baik lagi setiap harinya.
5. Gourika (reduce, do simple)
Perusahaan Jepang dikenal dengan sistem kerjanya yang efisien. Sistem kerja seperti ini berfokus pada bagaimana cara kerja yang paling hemat waktu dan biaya, dengan output semaksimal mungkin. Mereka juga tak berhenti memikirkan inovasi baru untuk terus refresh dan mencari proses yang biayanya lebih murah.
Ada dua poin penting untuk mewujudkan sistem kerja yang efisien:
- Pertama, lakukan penghematan saat kaya (ketika cash flow perusahaan dalam kondisi prima). Hal ini penting dilakukan karena akan memberikan dampak yang sangat signifikan pada kondisi keuangan perusahaan.
- Kedua, usahakan untuk tidak menghitung besar kecilnya penghematan yang dilakukan. Yang terpenting adalah untuk tetap berhemat dalam berbagai aspek, seperti hemat energi, hemat material, hemat waktu kerja, dan lain-lain.
6. Build lean system
Bangun sistem kerja yang ramping dan hindari adanya double job untuk tiap karyawan agar pekerjaan bisa terselesaikan dengan maksimal. Dengan menghindari double job, maka output yang didapatkan akan menjadi lebih baik lagi. Ketahuilah bahwa ketika aktivitas operasional membutuhkan proses yang lama, proses tersebut akan membutuhkan banyak orang.
Maka dari itu, persiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang cukup untuk menghindari proses berjalan dengan lebih lama lagi. Perhatikan kondisi stock yang mendekati just in time. Perhatikan kondisi stock barang yang ada karena stock tersebut adalah uang bagi perusahaan.
Hilangkan 7 waste, yaitu 7 hal yang bisa menghambat aktivitas operasional dalam sebuah perusahaan. 7 waste yang dimaksud meliputi transportasi, proses tunggu yang lama, inventory yang belum maksimal, gerakan yang tidak sesuai, proses yang tidak efisien, produksi berlebih, hingga produk cacat yang akhirnya sia-sia dan tidak bisa dijual kembali.
7. Kaizen (continuous improvement)
Kaizen perusahaan adalah perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Tak ada hari tanpa perbaikan atau improvement, inilah prinsip yang dipegang dalam kaizen. Pendekatan kaizen perusahaan memiliki filosofi “berubah lebih baik setiap hari” dalam memberikan sasaran yang tepat dan proses yang fleksibel untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Budaya manajemen Jepang percaya bahwa jika kita ingin mencapai tujuan setinggi-tingginya, maka kita akan membutuhkan tangga. Bagian dari anak tangga itu diibaratkan sebagai tujuan kecil yang perlu kita tanjak sebelum akhirnya sampai ke tujuan tertinggi. Untuk bisa mencapai tujuan akhir, setiap tim dan karyawan yang tergabung di perusahaan perlu terlibat dengan satu sama lain.
Selain itu, kaizen juga merupakan proses yang dilakukan untuk memperbaiki diri dengan tindakan sekecil apapun secara bertahap, untuk kemudian menerapkan perubahan tersebut menjadi kebiasaan yang mengarah pada kesuksesan. Dengan kata lain, perusahaan perlu melakukan perbaikan sekecil apapun setiap harinya untuk bisa berkembang dan sukses mencapai tujuan bersama.