Saat ini, istilah Kaizen yang dalam bahasa Jepang berarti perubahan menjadi lebih baik mulai terdengar tak asing lagi. Sudah banyak perusahaan Indonesia yang menerapkan metode Kaizen 5S atau rencana perbaikan dalam konsep itu. Tak terkecuali perusahaan yang bergerak di industri di industri woodworking yang juga mulai menerapkan pilar dasar perbaikan ini.
Namun, sebenarnya apa metode 5S itu?
Ini merupakan metode yang berasal dari Jepang dan disesuaikan dengan budaya kerja Jepang yang sangat disiplin dan menjunjung tinggi kerja keras. Sesuai dengan namanya, 5S merupakan singkatan dari Seiri (ringkas), Seiton (rapi), Seiso (bersih), Seiketsu (rawat), Shitsuke (rajin).
Secara garis besar, 5S adalah suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang umumnya digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja. Tak hanya itu, metode ini juga diterapkan sekaligus untuk meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh, termasuk kinerja karyawan di dalamnya.
Baca Juga: 5 Tantangan Industri Kayu di Tahun 2023
Pasalnya, 5S adalah pondasi dari semua perbaikan yang ada di perusahaan. Maka dari itu, pondasi ini tidak hanya menopang perusahaan secara fisik di lingkungan kerja, tetapi merangkap hingga ke dalam konsep manajemen juga.
Metode 5S dalam Industri Woodworking dan Langkah-Langkahnya
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai metode 5S dalam industri woodworking, berikut langkah-langkahnya:
- Seiri (ringkas)
Seiri berarti ringkas, di mana aktivitasnya dimulai dari memilah barang yang perlu dan tidak perlu hingga barang yang sering diambil untuk proses produksi (fast moving dan slow moving).
Dalam seiri, aktivitas tidak hanya dilakukan untuk memilah dan meringkas barang, tetapi juga memikirkan faktor penyebab dari masalah yang ada sehingga manajemen bisa mengambil langkah pencegahan. Misalnya seperti terjadi over supply, perhitungan stock barang yang tidak akurat, tidak adanya kontrol rutin yang dilakukan untuk pengecekkan, dan lain-lain.
Namun, ketika masuk ke manajemen operasi, kata ‘ringkas’ di sini bisa diartikan sebagai sederhana, ramping, pendek, mudah, dan praktis. Maksudnya di sini adalah bekerja dengan cara yang paling sederhana, paling mudah, paling pendek (dalam segi waktu), dan paling praktis. Hal ini penting agar pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.
Menariknya, aktivitas seiri sebagai langkah pertama dalam 5S ini biasanya telah mewakilkan 50% dari semua tahapan aktivitas yang ada dalam metode 5S.
- Seiton (rapi)
Langkah selanjutnya yaitu seiton yang memiliki arti rapi. Aktivitas seiton dilakukan untuk menetapkan barang sesuai dengan tempat-tempat yang telah ditetapkan sesuai dengan standar perusahaan.
Aktivitas yang dilakukan di lapangan lebih mengarah kepada pengaturan penempatan, pemberian label, dan identifikasi yang jelas. Misalnya seperti memberikan garis-garis sebagai penanda jalur untuk mempermudah pekerja dan pemahaman agar bisa bekerja lebih rapi.
Untuk manajemen operasi, seiton bisa diartikan dengan lebih jauh yang artinya teratur, terorganisir, aturan yang terdokumentasi dalam suatu prosedur. Tak hanya itu, aktivitas seiso dalam manajemen juga dimulai dari sebelum melakukan pelaksanaan operasi untuk menetapkan prosedur, aturan, membuat susunan organisasi, mengatur alur kerja, hingga mempersiapkan penanganan bila terjadi masalah atau kondisi yang tidak normal selama proses kerja berlangsung.
- Seiso (bersih)
Selanjutnya adalah aktivitas untuk membersihkan area lingkungan kerja dari sampah dan debu secara rutin dan teratur yang dinamakan seiso, di mana memiliki arti bersih. Aktivitas ini sifatnya rutin, sehingga harus dilakukan setiap hari dikarenakan banyak hal yang bisa mengotori area kerja. Apalagi di industri woodworking yang banyak berhubungan dengan mesin.
Tak hanya dari proses produksi, beberapa faktor juga bisa membuat area kerja kotor, seperti faktor lingkungan hingga kondisi operasional. Aktivitas seiso dilakukan dengan menyapu, mengelap, memungut sampah, mengecat, dan melakukan semua aktivitas tersebut secara rutin dengan penuh tanggung jawab.
Baca Juga: Ekspor Industri Kayu Indonesia BUMN Tembus 8 Negara
Salah satu faktor terpenting dalam aktivitas seiso yaitu person in charge (PIC) dan aturannya. PIC atau orang yang bertanggungjawab harus membuat aturan kebersihan yang meliputi waktu membersihkan, alat-alat kebersihan yang bisa digunakan, dan lainnya.
Di samping itu, jika dalam konsep manajemen operasi, seiso bisa diartikan sebagai tindakan verifikasi, auditing, dan stock opname sebagai bentuk kontrol untuk memastikan setiap aset dan barang perusahaan tetap dalam kondisi lengkap dan terjaga dengan baik. Sama seperti menjaga kebersihan area kerja, aktivitas ini juga perlu dilakukan secara rutin untuk menghindari kesalahan-kesalahan kerja yang fatal.
Seiso memiliki tujuan akhir untuk tetap menjaga lingkungan kerja tetap bersih dan nyaman untuk semua pekerja.
- Seiketsu (rawat)
Selanjutnya seiketsu yang diartikan rawat. Maksudnya di sini adalah mempertahankan tempat kerja agar tetap terawat, bersih, dan rapi. Setiap perusahaan harus menetapkan standar penataan yang nantinya akan disosialisasikan kepada semua karyawan agar mereka dapat melaksanakan aktivitas kerja dengan cara yang sama/seragam.
Hal ini penting diterapkan agar tempat kerja selalu terpelihara dengan baik. Adapun beberapa indikator yang digunakan untuk mengukur budaya kerja seiketsu, yaitu:
- Membuat struktur tugas dan tanggung jawab.
- Patuh terhadap aturan yang telah ditetapkan.
- Melakukan pengawasan/monitoring secara rutin.
Karyawan dikatakan telah menjalankan budaya kerja seiketsu apabila mereka telah menetapkan aktivitas 3S sebelumnya secara kontinu. Karena itu, karyawan harus mempunyai komitmen untuk selalu menjaga kondisi tempat kerjanya selalu terawat, teratur, dan bersih. Dengan begitu, aktivitas 3S perlahan bisa membentuk kebiasaan baru (new normal) dan menjadi kebiasaan kerja yang kontinu.
- Shitsuke (rajin)
Terakhir, tindakan untuk membangun disiplin diri sendiri dari sekedar peraturan yang ditetapkan, menjadi suatu budaya yang disebut dengan shitsuke, yang artinya rajin. Dalam hal ini, karyawan harus disosialisasikan mengenai aturan atau disiplin dan diberi motivasi agar terus menerus menerapkannya selama bekerja.
Perusahaan memiliki peran sebagai controller untuk mengatur karyawan dan membimbing mereka untuk rajin menerapkan metode 5S. Selain itu, skill development juga sangat penting diberikan karena hal ini berkaitan dengan membentuk budaya disiplin di perusahaan.
Budaya kerja shitsuke menuntut karyawan untuk mentaati aturan dan prosedur kerja yang telah ditentukan sehingga menjadi suatu kebiasaan. Jadi, ketika nanti mereka tidak melakukannya, mereka akan merasa seperti ada sesuatu yang kurang (self reminding).
Indikator yang digunakan untuk mengukur budaya kerja shitsuke, antara lain:
- Disiplin dalam menerapkan 5S.
- Disiplin dalam mentaati aturan kerja yang telah dibuat.
- Adanya slogan 5S dan budaya perusahaan yang seragam.