Dalam menjalankan standard operating procedure (SOP), terkadang ditemukan beberapa prosedur yang tidak sesuai dengan SOP yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini membuat proses kerja menjadi abnormal atau tidak normal seperti yang seharusnya direncanakan di awal, sehingga perlu segera ditangani agar tidak menghambat pekerjaan lain. Maka dari situ, dari sini kemudian muncul konsep stop call wait, atau konsep penanganan abnormal dalam suatu organisasi.
Apa itu konsep Stop Call Wait?
Jika merujuk pada pengertiannya, konsep ini ialah langkah-langkah awal dari penanganan abnormal dalam suatu proses kerja yang dilakukan di suatu organisasi atau perusahaan.
Proses kerja tersebut baik dari proses produksi, tata administrasi, hingga manajemen perusahaan. Kehadiran konsep call stop wait mulai dikenal bersamaan dengan pengenalan konsep toyota production system atau yang disingkat menjadi konsep TPS.
Konsep stop call wait kemudian menjadi salah satu asas atau nilai yang cukup penting dalam konsep lean manufacturing.
Baca Juga: “Make People Before Make Product”, Sulis Setiyono Kaizen Consultant PT Ekamant Indonesia
Tujuan Konsep Stop Call Wait
Sama seperti konsep pada umumnya, stop call wait juga memiliki tujuan demi mengatasi proses yang abnormal dalam organisasi. Empat tujuan lebih spesifik dari konsep stop call wait, yaitu:
- Memberikan kewenangan dan tanggung jawab kepada operator untuk menghentikan proses bila menemukan adanya proses kerja yang abnormal atau tidak sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan.
- Menghindari terjadinya kesalahan yang lebih besar dan bisa berakibat fatal untuk berjalannya proses kerja.
- Membangun konsep kualitas dalam proses kerja atau Build in Quality.
Memberikan tanggung jawab kepada manajemen untuk melakukan kontrol/monitoring agar setiap proses yang dijalankan bisa berjalan dengan lancar dan sesuai SOP perusahaan.
Perbedaan Proses Normal dan Abnormal
Sebelum membahas lebih jauh tentang konsep stop call wait dalam organisasi, mari kita ketahui terlebih dahulu tentang perbedaan proses normal dan proses abnormal yang seringkali terjadi dalam proses kerja suatu organisasi atau perusahaan. Berikut perbedaannya:
| Normal | Abnormal |
| Proses sesuai dengan SOP | Proses tidak sesuai dengan SOP |
| Tidak ada problem output atau produk yang dihasilkan | Ada problem terhadap output atau produk yang dihasilkan (ada pekerjaan tambahan di luar sop) |
| Safety (aman) | Tidak aman |
| Sudah sesuai dengan persetujuan atasan | Tanpa sepengetahuan atasan |
Untuk itu, hindari beberapa hal ini agar terhindar dari proses abnormal:
- Menerima produk/output NG dari proses lain.
- Membuat produk/output NG di proses sendiri.
Mengirimkan produk/output NG ke customer dalam proses lain yang tidak sesuai dengan SOP.
Cara Menyampaikan Sinyal Abnormal
Lalu, bagaimana kita tahu ketika ada proses abnormal yang terjadi di tengah-tengah proses kerja? Ada beberapa cara yang bisa dilakukan, seperti:
- Perlu dibuatkan media untuk menyampaikan sinyal abnormal, agar masing-masing karyawan bisa cepat tanggap dan melakukan penanganan yang cepat.
- Medianya bisa berupa alarm (manufacturing), grup chat seperti misalnya di WhatsApp untuk komunikasi internal, dan notifikasi yang diberikan melalui email dari perusahaan kepada karyawan.
- Dengan menyampaikan sinyal abnormal di waktu yang tepat, penanganan langsung bisa dilakukan dengan lebih terjangkau dan responsif.
Baca Juga: Mengenal Metode Kaizen Perusahaan dalam Manajemen
Ketika sinyal abnormal sudah dikirimkan, langkah-langkah yang perlu dilakukan, yaitu:
- STOP: Hentikan proses kerja.
- CALL: Panggil leader atau atasan yang bertanggung jawab membawahi proses kerja tersebut. Ketika melakukan call, Anda bisa melaporkan secara langsung, tidak langsung (menggunakan whistle, alarm, display, sirine), dan menggunakan alat telekomunikasi (HP, HT, WAG).
- WAIT: Menunggu instruksi selanjutnya dari leader atau atasan
Ketika menunggu instruksi dari atasan, sebaiknya Anda menunggu di area aman, agar tidak mengganggu proses lain. Setelah itu, cobalah untuk melaporkan kejadian dan informasi terkait abnormal secara detail.
Atasan mungkin akan meminta bantuan Anda untuk mencari penanganan abnormal bersama-sama. Saat itulah Anda bisa memberikan ide-ide perbaikan yang dapat membantu menangani proses abnormal. Tak lupa juga untuk melakukan 3R (ringkas, rapi, resik) di area kerja dan membantu proses lain jika diinstruksikan.