Visual management board adalah alat bantu visual yang penting digunakan dalam rapat manajemen. Baik itu rapat interval pendek yang mungkin bersifat harian atau mingguan, yang memungkinkan informasi divisualisasikan dan dikomunikasikan secara cepat kepada semua peserta rapat.
Dalam bahasa Jepang, visual management board disebut dengan “mieruka” yang artinya gampang dilihat. Jadi, tampilan operation performance yang akan disampaikan dalam rapat akan disajikan ke dalam bentuk yang mudah dilihat.
Visual management board memiliki beberapa tujuan, yaitu:
- Memberdayakan anggota tim.
- Cepat mengidentifikasi target dan potensi (keberhasilan dan kegagalan).
- Menggabungkan tim dengan tujuan bersama.
- Merangsang perbaikan dalam tim.
Visual Management Board di Manufacturing
Perusahaan menerapkan manajemen ramping untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan, mengurangi waktu serta sumber daya yang terbuang sia-sia. Manajemen visual adalah alat penting dalam menerapkan manajemen ramping. Sebab, ini dapat memfasilitasi transmisi informasi dan tujuan antara karyawan di semua tingkatan untuk mendeteksi masalah dengan cepat, serta membantu mengambil keputusan yang tepat.
Baca Juga: 7 Keuntungan dari Konsep Aliran One Piece Flow dalam Proses Produksi
Tentunya dilengkapi dengan indikator-indikator yang jelas, mulai dari jumlah produksi, reject ratio, dan waktu produksi yang dikomunikasikan secara visual serta bisa dipakai saat meeting bersama tim.
Ada beberapa jenis metode Visual Management:
- QRQC (Quick Response Quality Control),
- SQPD (Safety, Quality, Price, Delivery),
- VPM (Visual Performance Management),
- DVM (Digital Visual Management)
Bagaimana Memulai Visual Management Board di Lingkungan Kerja?
Visual Management membuat setiap karyawan mengerti tanpa menerima banyak penjelasan terlebih dahulu. Sistem ini menghadirkan “koran harian” yang melibatkan setiap orang sebagai sumber informasi, untuk kemudian menerima informasi tersebut secara luas juga.
Seperti namanya, visual management board akan mengelola lokasi kerja secara visual. Apa yang dimaksud mengelola secara visual? Yaitu menunjukan dengan cepat status pekerjaan saat ini kepada semua orang di papan tersebut. Anda bisa mengamati setiap pekerjaan yang dilakukan tanpa perlu bertanya atau mengganggu pekerjaan departemen lainnya yang terkait.
Hampir setiap bagian pekerjaan dapat divisualkan. Mulai dari status produksi dengan memberi status pada mesin yang beroperasi, atau bahkan status dari mesin yang sedang rusak dengan indikator tertentu yang mudah dipahami setiap orang. Apabila visual management board berjalan dengan baik, setiap pegawai dapat berperan aktif menyelesaikan kendala yang ada.
Fungsi Visual Management Board dalam Berbagai Tingkatan
Agar tetap efisien, jenis-jenis board yang ditampilkan harus disesuaikan dengan peserta meeting atau target viewer yang dituju. Sebab, masing-masing tempat yang akan dipasang visual management board akan memiliki bentuk dan tujuan yang berbeda.
Baca Juga: Mengenal 7 Poin Budaya Manajemen Jepang di Perusahaan
Beberapa fungsinya, yaitu:
- Untuk operator di lapangan, komunikasi paling efisien terjadi ketika langsung di tempat kerja dengan dokumentasi lengkap dan sesuai tersedia di sana. Dashboard atau papan produksi menjadi indikator kinerja yang mudah terbaca dan jelas dalam memberikan informasi.
- Di ruang briefing atau meeting, tampilan visual management board lebih kompleks dan bisa meliputi tentang performance safety, quality, cost, delivery, dan service.
- Di ruang manajemen atau board, tampilan layar yang real time sangat diperlukan. Di dalamnya terdiri dari resume performance. Ini memudahkan adanya kontrol manajemen, melakukan drive/pengarahan, dan membangun strategi.
- Visual management board bersifat comfortable (user-friendly). Tampilannya dapat dibuat agar dapat dipahami secara umum, baik untuk orang yang ada di dalam ruangan maupun tidak. Biasanya, informasi dalam board ini bisa dikirim ke dalam personal gadget yang bisa diakses atau dilihat kapan saja dan di mana saja.
Contoh Visual Management Board
- Visual Management untuk aliran produksi
Hal yang paling mudah dideteksi pada aliran produksi adalah adanya tanda floor marking yang jelas mengarahkan keberadaan produk dan secara spesifik membagi lokasi kerja agar lebih mudah diketahui oleh karyawan atau operator di lapangan.
- Visual Management untuk meningkatkan problem solving
Penggunaan visualisasi berupa grafik dapat memudahkan untuk mendeteksi pencapaian kualitas, defect, reject, atau produk yang harus melewati proses pengerjaan kembali akibat adanya kondisi abnormal.
- Visual Management untuk maintenance
Khususnya pada lean manufacturing, keberadaan visualisasi untuk maintenance akan memudahkan informasi tersampaikan kepada setiap stakeholder yang terlibat.
- Visual Management untuk kepuasan pelanggan
Memvisualisasikan kepuasaan pelanggan penting untuk membangun semangat dan kualitas kerja yang ingin dicapai serta ditingkatkan. Kepuasan pelanggan menyangkut proses produksi, pengiriman, serta biaya yang dikeluarkan untuk setiap proses produksi yang dilaksanakan.
Baca Juga: Bagaimana Perkembangan Industri Kayu di Masa Depan?
Banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem ini, tetapi tak jarang juga menemukan kegagalan dalam penerapannya dan board visual hanya jadi papan informasi belaka. Padahal, board visual harus mengandung tiga hal penting yang mendasar: standar, masalah, dan aksi.
Standard: Agar setiap orang mengetahui target atau standard yang seharusnya dicapai.
Problem: Berisi berita atau temuan dari masalah yang ditampilkan dalam bentuk angka ataupun detail kejadian.
Action: Tindakan perbaikan yang dilakukan untuk mengantisipasi bila terjadi masalah.
Keberadaan visual management board memang telah banyak diadaptasi oleh perusahaan multinasional dan juga startup. Meski terkesan mudah untuk dilakukan, tapi perlu digaris bawahi bahwa board visual harus menjalankan fungsinya dalam memberikan informasi yang akurat.Visual management harus menjadi jembatan antara standar pekerjaan dan meeting harian, di mana keduanya harus dilakukan dengan benar dan efisien, agar menjadi metode yang kuat untuk manajemen sehari-hari.