Pengertian dan Manfaat Stock Opname dalam Manufacturing

Stock opname adalah salah satu bentuk kegiatan perhitungan persediaan stok barang di gudang sebelum barang tersebut dijual.

Kegiatan ini memang cukup menyita waktu, karena karyawan yang bertanggungjawab harus memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di gudang secara langsung.

Selain itu, tidak boleh ada kesalahan ketika melakukan perhitungan barang. Sebab, hal ini dapat berpengaruh terhadap stok barang yang akan dijual.

Dengan teknologi yang semakin berkembang, saat ini stock opname sudah bisa dilakukan dengan menggunakan barcode sehingga prosesnya bisa lebih efektif dan efisien.

Tak hanya mempersingkat waktu, pengecekan barang menggunakan barcode juga mampu meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang.

Baca Juga: Konsep Manajemen Right First Time dalam Manufacturing

Apa yang dilakukan dalam stock opname?

Kenapa kegiatan ini dilakukan? Pada dasarnya, stock opname dilakukan untuk mengetahui secara pasti dan benar tentang persediaan barang yang tercatat pada pembukuan di gudang.

Jika ditemukan barang yang lebih banyak daripada yang tertulis di stock opname, maka harus dilakukan pengecekan ulang untuk memeriksa kembali apakah ada transaksi yang belum dicatat atau justru terdapat kesalahan saat melakukan pencatatan.

Kekurangan bisa diatasi dengan dua cara, yaitu membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang atau membebani petugas bagian stock opname untuk mengganti kekurangan barang.

Manfaat stock opname

Di samping mampu mengetahui jumlah barang yang ada di gudang secara pasti, stock opname juga memiliki manfaat lain, seperti:

Meminimalisir penyimpangan barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.
Bisa menindaklanjuti secara cepat jika ada barang hilang atau kurang, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan stok barang.
Dapat digunakan sebagai bahan analisis untuk mengetahui perkembangan perusahaan.
Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang.
Mengetahui kondisi barang di gudang.

Kapan pelaksanaan atau jadwal untuk stock opname sebenarnya tergantung dari kebijakan tiap-tiap perusahaan. Akan tetapi, umumnya periode melakukan stock opname ialah per kuartal (empat bulan), triwulan (tiga bulan), dan bahkan ada yang sebulan sekali.

Meski begitu, kebanyakan perusahaan melakukan stock opname selama per kuartal atau triwulan, mengingat proses ini membutuhkan waktu yang lama untuk pengerjaannya.

Pasalnya, petugas juga memerlukan waktu untuk memeriksa secara detail semua barang beserta kondisinya.

Tujuan stock opname

Selain manfaat, stock opname memiliki beberapa tujuan. Tak hanya untuk mengetahui persediaan barang di gudang saja, tetapi juga untuk data kas, aktiva, hutang, dan piutang.

Stock opname memiliki manfaat untuk mengetahui kebenaran dari catatan dalam pembukuan perusahaan, yang di mana termasuk dalam salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI).

Melalui kegiatan ini, maka akan diketahui apa yang terjadi di dalam catatan pembukuan dan persediaan fisik barang yang tersedia.

Untuk perusahaan manufaktur, stock opname dilakukan untuk mencatat persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.

Petugas yang ditunjuk untuk melakukan stock opname biasanya adalah petugas audit yang bukan bertugas untuk mencatat persediaan internal perusahaan.

Dengan begitu, ketika pendataan dilakukan secara independen dengan harapan dapat memberikan hasil yang benar-benar akurat.

Jika terdapat kurang ketika stock opname selesai dilakukan, kekurangannya dapat dibebankan pada perusahaan sehingga dibuat jurnal penyesuaian.

Namun, jika peraturan perusahaan mewajibkan petugas di bagian persediaan barang untuk mengganti kekurangan tersebut, maka jurnal penyesuaian tidak perlu dibuat.

Kecuali jika harga penggantian berbeda dengan harga pokok persediaan. Lalu, jika terjadi perselisihan pada persediaan barang atau kas, maka harus tetap dilakukan pengecekan ulang.

Tahap melakukan stock opname

Tahap awal

Tahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses stock opname dilakukan. Dalam tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang-orang gudang.

Yang dilakukan di tahap ini, yaitu:

Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag atau label yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung pada saat stock opname.
Mengkoordinasikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang atau One Product One Location (OPOL) sehingga tidak akan ada kekeliruan dari masalah lokasi atau barang tidak beraturan ketika melakukan stock opname.
Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG” yang digunakan untuk barang yang tidak perlu dihitung pada saat dilakukannya stock opname.

Tahap persiapan

Pada tahap ini artinya pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari-H. Sebab, tahap ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini, yaitu:

Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang terlibat dalam proses ini.
Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi input terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.
Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.

Tahap stock opname

Tahap ini adalah tahap ketika stock opname dilakukan. Beberapa hal yang dilakukan di tahap ini, yaitu:

Memastikan kembali semua transaksi terkait stok sudah ter-input ke program.
Setelah semua stok sudah masuk ke program, print semua stok sebagai pedoman stok dan bagikan hasil print kepada bagian accounting masing-masing tim stock opname. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
Saat proses berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag atau stiker agar tidak terjadi double perhitungan.
Setiap lembar stok yang sudah penuh diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke microsoft excel terlebih dahulu. Format microsoft excel yang digunakan harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname-nya.
Setelah proses selesai, lakukan pengecekan ulang atas stok yang memiliki selisih untuk mengetahui apakah ada salah hitung atau memang ada selisih stoknya.
Terakhir, serahkan hasil stock opname ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment atau penyesuaian persediaan ke program.

Jenis persediaan yang membutuhkan stock opname

Secara umum, ada beberapa jenis persediaan yang membutuhkan stock opname, seperti barang-barang yang disimpan di dalam gudang ataupun toko. Berikut ini jenis-jenisnya:

Persediaan bahan baku atau raw material: Bahan utama yang digunakan untuk menghasilkan suatu produk tertentu.
Persediaan barang dalam proses: Barang setengah jadi, tapi belum layak untuk dijual.
Persediaan barang jadi: Barang jadi yang merupakan persediaan produk siap jual tapi masih tersimpan karena belum dibeli oleh konsumen atau belum laku.
Persediaan bahan pembantu: Bahan pembantu atau bahan penolong yang akan digunakan dalam proses pembuatan produk jadi.

Dokumen yang dibutuhkan dalam proses stock opname

Ada beberapa dokumen pelengkap yang dijadikan bukti pencatatan supaya stock opname yang dilakukan bisa berjalan baik. Beberapa di antaranya:

Kartu barang atau kartu persediaan

Berfungsi untuk memberikan informasi spesifik terkait pergerakan barang sejenis.

Bukti barang masuk

Berisi informasi tentang supplier atau dari mana barang tersebut berasal. Pada dasarnya, dokumen ini bisa digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang tersimpan di gudang.

Bukti barang keluar

Setiap proses stock opname juga membutuhkan dokumen bukti catatan barang keluar yang berisi informasi mengenai tanggal, jumlah, harga, dan ke mana barang tersebut dijual.

Bukti keluar masuk barang

Dokumen yang digunakan ketika ingin melihat data pencatatan barang masuk ataupun keluar secara lengkap.

Kartu count tag

Digunakan ketika terjadi pelaksanaan stock opname karena di dalamnya tersedia berbagai informasi mengenai nama barang, tipe barang, dan lokasi barang.

Selain itu, terdapat informasi tentang jenis kemasan satuan barang, tanda tangan orang yang bertanggungjawab atas gudang, non-gudang, serta auditor terkait.

Pada pelaksanaan di lapangan, kartu count tag akan dibuat dalam bentuk dua rangkap. Untuk dokumen aslinya akan diberikan kepada tim admin, sedangkan copy count tag akan ditempelkan pada barang yang telah dihitung oleh tim terkait.

Baca Juga: Mengenal Visual Management Board dan Fungsinya di Manufacturing

Alasan mengapa stock opname penting dilakukan

Stock opname meningkatkan akurasi pesanan

Saat jumlah pasti suatu stok barang yang dibutuhkan sudah diketahui, tentu saja hal ini akan membantu Anda untuk membeli barang apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Melalui kegiatan ini, kebutuhan bahan baku produksi dan operasional bisa diperkirakan dengan baik sehingga tidak terjadi penumpukan stok atau kekurangan stok di gudang.

Membantu mengatur gudang

Saat barang yang tersimpan di dalam gudang tidak diatur dengan baik, tentu saja Anda akan mengalami kesulitan untuk mengetahui atau mencari stok yang dibutuhkan.

Menghemat waktu dan uang

Melalui stock opname, Anda bisa dengan mudah mengetahui produk mana saja yang lambat terjual sehingga perusahaan bisa menurunkan intensitas produksi atas produk tersebut.

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan

Proses stock opname memang terkesan merepotkan dan menyita banyak waktu. Namun, hal tersebut harus dilakukan untuk meminimalisir kesalahan dan kerugian perusahaan.

Perusahaan yang secara rutin melakukan stock opname dalam sistem pergudangannya cenderung mengumpulkan barang-barang dengan penjualan tertinggi pada area yang sama dan mudah dijangkau.

Menghemat waktu dan uang