Efisiensi gudang ialah kegiatan yang dilakukan untuk memaksimalkan cost atau biaya perusahaan. Pasalnya, dengan meningkatkan efisiensi gudang, hal ini akan berguna untuk menambah laba perusahaan.
Apalagi untuk yang perusahaan bergerak di bidang logistik dan berkaitan erat dengan penyimpanan barang hingga pengiriman, efisiensi gudang sangat penting dilakukan. Meski begitu, ini juga bukanlah kegiatan yang mudah untuk dilakukan dengan tepat.
Agar dapat melakukannya dengan optimal, berikut 8 tahapan praktis dalam mengelola gudang untuk meningkatkan efisiensinya.
Baca Juga: Konsep Manajemen Right First Time dalam Manufacturing
8 Tahapan dalam Meningkatkan Efisiensi Gudang
1. Menetapkan Key Performance Indicator (KPI)
Seorang kepala gudang harus membuat dan menetapkan key performance indicator (KPI) atau parameter kontrol. Tujuannya ialah untuk mengukur pelaksanaan operasional gudang.
Beberapa KPI kinerja yang perlu diukur umumnya meliputi:
- Inventory level.
- Dead stock atau slow moving inventory control.
- Akurasi stok atau berdasarkan hasil stock opname.
- Pemerataan kompetensi karyawan.
2. Tingkatkan area penyimpanan barang
Efektivitas gudang bergantung pada penyimpanan. Akan tetapi, hal yang tak bisa dimungkiri adalah melakukan pemeliharaan unit penyimpanan stok (SKU) dan aliran inventaris di beberapa area kerap menjadi salah satu masalah yang sering dihadapi manajer gudang.
Oleh karena itu, penataan ulang ruang dapat meningkatkan akses dan efisiensi penyimpanan. Berikut beberapa hal yang penting untuk mendukung kegiatan ini:
- Memaksimalkan penyimpanan satu lantai untuk mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk pemeliharaan barang.
- Menerapkan sistem rak untuk menyimpan barang secara vertikal.
- Memindahkan inventaris dari lokasi kerja yang berbahaya akan meningkatkan keamanan penyimpanan, pengiriman, dan penerimaan.
- Menggabungkan alat yang tepat untuk meningkatkan output dan mengurangi kerusakan produk.
Agar semakin banyak space atau ruang di dalam gudang, kepala gudang harus berpikir untuk menyingkirkan persediaan barang yang “mati” (dead stock).
Menurut para ahli, ada sekitar 20% hingga 30% barang yang sudah tidak terpakai di gudang. Namun, fasilitas atau perusahaan akan tetap dikenakan biaya sebesar 15% untuk menyimpan barang tersebut.Maka dari itu, efisiensi gudang dapat meningkatkan operasi, menurunkan biaya, dan menyediakan tempat untuk persediaan saat ini dengan mengatasi permasalahan dead stock tersebut.
Baca Juga: Mengenal Kanban, Standar Sistem Produksi LEAN Manufacturing
3. Atur layout secara berurutan dan efisien
Pertumbuhan penjualan dan perubahan produk seringkali membuat layout gudang berubah-ubah. Hal ini membuat gudang harus selalu direnovasi kondisi layout-nya.
Namun, pengaturan layout gudang tidak bisa dilakukan dengan sembarangan, karena perlu mempertimbangkan aspek-aspek berikut:
- Accessibility: Kemudahan untuk mengakses barang dengan menempatkan barang yang fast moving, hot item, dan high price di area yang mudah diakses atau dimonitor.
- Functional: Pertimbangkan fungsi dan kegunaan barang (barang padat, cair, berbahaya, atau tidak) dan juga kondisi gudang (suhu, kelembaban) yang mungkin dapat merusak kualitas barang tertentu.
- Ergonomi: Susun barang menyesuaikan tempat dan beratnya. Hal ini penting dalam mempermudah dan mempercepat proses kerja. Selain itu, pertimbangkan juga lokasi loading dan unloading untuk meminimalkan aktivitas angkat dan angkut.
- Estetika: Perhatikan faktor keindahan dalam layout dan penyusunan, seperti lebar jalan masuk, keseragaman tinggi rak, dan penempatan barang.
4. Memantau akurasi barang masuk dan keluar
Untuk menjamin akurasi stok, sangat penting petugas gudang untuk selalu melacak barang masuk dan keluar, termasuk penanganan In dan Out barang saat kondisi abnormal atau emergency.
Maka dari itu, seorang kepala gudang harus memiliki pengawasan yang tepat.
Tak hanya itu, gudang harus tetap dalam keadaan steril, sehingga perlu adanya pembatasan dan pelarangan orang keluar masuk gudang, kecuali orang gudang atau karyawan yang terlibat.
Harus diterapkan pembagian tugas untuk karyawan yang menangani inbound (barang masuk) dan outbound (barang keluar) yang didukung dengan pencatatan yang akurat dengan sistem.
Dokumentasi barang rusak ataupun return juga sangat penting untuk memantau akurasi stok di gudang.
5. Lakukan audit dan pengawasan secara berkala
Seorang kepala gudang harus melakukan audit produk secara sampling dan berkala untuk menjamin penanganan dan penyimpanan barang di gudang. Ini juga penting untuk menghindari terjadinya kerugian.
Metode audit internal dapat mengecek kesesuaian stok, kualitas penempatan barang, dan hal-hal yang perlu diperbaiki. Baik perbaikan prosedur dan dokumen maupun perbaikan fasilitas kerja.
Agar dapat dilakukan dengan optimal, audit harus melibatkan tim sehingga tanggung jawab anggota bisa tumbuh untuk mendapatkan hasil dan masukkan dari para karyawan.Salah satu metode yang bisa dilakukan agar audit menjadi efektif yaitu dengan checklist dan laporan yang terdokumentasi.
Baca Juga: Poka Yoke, Konsep Manajemen Produksi yang Mampu Mencegah Kesalahan
6. Berikan apresiasi dan evaluasi berkala bagi karyawan gudang
Dalam melakukan tugas operasional, kita pasti membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk menjalankannya, baik dalam pelaksanaan SOP hingga penanganan barang selama ada di dalam gudang.
Lakukan evaluasi berkala dengan memberikan apresiasi bagi karyawan dengan performance yang baik. Hal ini akan berdampak positif dalam penerapan kepatuhan dalam operasional sehari-hari.
Terlebih lagi perusahaan bisa mengembangkan skill dari setiap karyawan sehingga mampu bekerja lebih mandiri dan efektif kedepannya.
7. Memberikan pelatihan bagi karyawan gudang
Pelatihan memang tidak meningkatkan efisiensi gudang dalam jangka pendek, tetapi bila dilakukan secara rutin, hasilnya akan terlihat untuk membangun pengetahuan dan kreativitas karyawan di masa depan.
Selain itu, pelatihan berkala bertujuan untuk menciptakan regenerasi baru tanpa harus merekrut calon karyawan baru dari luar untuk meningkatkan performa gudang dan operasional.
Pelatihan juga mampu membantu karyawan agar cepat beradaptasi dalam menerima perkembangan-perkembangan teknologi yang mampu mendukung operasional gudang.
8. Modernisasi
Banyak cara modern yang bisa diterapkan untuk efisiensi gudang, misalnya seperti otomasi pekerjaan manual, memakai alat bantu untuk loading dan unloading, hingga memanfaatkan software yang bisa membantu akurasi dan administrasi.
Modernisasi perlu dilakukan mengingat semakin hari semakin pelanggan ingin mendapatkan produk secara cepat dan tepat. Ini akan berhubungan dengan persaingan di pasar jika kita terlambat untuk mengatasi perkembangan ini.