Pada dasarnya, Poka Yoke adalah suatu metode standar yang dilakukan oleh Toyota Production System (TPS), guna mencegah adanya kesalahan yang dilakukan oleh karyawan atau human error.
TPS merupakan standar dari sistem manajemen yang dilakukan untuk mengatur manufaktur serta logistik yang dikembangkan perusahaan mobil Toyota. Sedangkan Poka Yoke merupakan kata dari bahasa Jepang yang memiliki arti “mencegah kesalahan”.
Maksudnya di sini adalah kesalahan sederhana yang seringkali dilakukan karena kecerobohan manusia. Ceroboh itu sendiri ialah sikap tidak hati-hati yang dilakukan dalam kondisi tertentu. Yang mana di kasus ini, tindakan karyawan yang kurang hati-hati dalam proses kerja.
Akan tetapi, hal yang perlu diingat, Poka Yoke memiliki fungsi maksimal ketika digunakan untuk mencegah kesalahan, bukan untuk mencari penemuan terkait kesalahan yang telah terjadi.
Baca Juga: Mengenal Visual Management Board dan Fungsinya di Manufacturing
Sejarah Metode Standar Poka Yoke
Awalnya, konsep ini diperkenalkan Shigeo Shingo sekitar 1960-an. Shigeo Shingo adalah insinyur dari Matsushita manufacturing yang kemudian menjadi bagian dari TPS. Inilah yang menyebabkan metode ini diadopsi ke dalam TPS dan masih terus dijalankan sampai sekarang.
Saat pertama kali diperkenalkan, Poka Yoke memiliki nama Baka Yoke yang memiliki arti “fool proofing” atau “idiot proofing”. Akhirnya, namanya diubah menjadi Poka Yoke karena arti yang sebelumnya dirasa kurang pantas atau terlalu kasar, sehingga diperhalus menjadi Poka Yoke.
Ada tiga metode yang digunakan dalam Poka Yoke, yaitu:
- Metode Kontak
Dalam metode kontak, Poka Yoke dilakukan dengan analisa dan juga identifikasi bentuk produk, ukuran warna, dan ciri fisik lainnya dari sebuah produk.
- Metode Nilai Tetap (Fixed-Value atau Constant Number)
Jenis konsep metode nilai tetap ini dilakukan dengan cara memastikan apakah beberapa kegiatan atau gerakan yang harus diterapkan sudah berjalan dengan baik. Pasalnya, cara ini akan memberikan peringatan pada pihak operator bila mereka belum melakukan kegiatan tersebut sesuai dengan standar operasional yang ada.
- Metode Tahap Gerak (Sequence)
Metode yang satu ini dilakukan dengan memastikan bahwa setiap proses yang dibutuhkan sudah berjalan dengan baik. Contohnya bisa berupa sensor atau alat yang ditempatkan di mesin untuk mendeteksi bahwa siklus kerja sudah selesai dan bisa lanjut ke proses berikutnya.
Baca Juga: Stop Call Wait, Penanganan Abnormal dalam Suatu Organisasi
Sebenarnya, metode ini lebih berfungsi untuk mencegah terjadinya kesalahan dan bukan untuk menemukan kesalahan yang sudah terjadi. Misalnya seperti kelalaian operator akibat kelelahan atau merasa jenuh dengan pekerjaannya, sehingga Poka Yoke akan sangat berguna untuk menyediakan solusi dalam mencegah kesalahan tersebut.
Pendekatan Konsep Poka Yoke
Dalam menerapkan konsep Poka Yoke, setidaknya ada dua pendekatan yang paling umum digunakan, yakni:
Prevent Mistakes
Pendekatan ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan sebelum benar-benar terjadi. Dua metode yang paling digunakan dalam prevent mistakes, yaitu:
- Control method: Metode pengawasan
- Warning method: Metode peringatan
Detect Mistakes
Berbeda dengan prevent mistakes, detect mistakes merupakan pendekatan yang dilakukan setelah kesalahan terjadi. Cara yang paling banyak digunakan di dalam pendekatan ini adalah contact method, fixed value method, dan juga motion step mistake.
Baca Juga: Membangun Kualitas Produk dalam Proses Build In Quality
Desain dan Persiapan Poka Yoke
Jika berbicara mengenai desainnya, terdapat suatu konsep yang disebut dengan tiga fungsi dasar Poka Yoke. Ketiga konsep tersebut adalah control, shutdown, dan warning.
Control merupakan fungsi pengawasan ataupun pengendalian proses untuk mencegah adanya kesalahan ataupun kerusakan yang berlanjut di tahapan selanjutnya.
Shutdown yaitu suatu kondisi berhenti saat melakukan pekerjaan bila memang terdeteksi adanya kesalahan ataupun kerusakan di tengah proses kerja.
Warning adalah fungsi yang memberikan peringatan bila terdapat kondisi tidak normal yang menyebabkan kerusakan.
Baca Juga: 7 Keuntungan dari Konsep Aliran One Piece Flow dalam Proses Produksi
Beberapa langkah yang harus dilakukan dalam menyiapkan penerapan Poka Yoke, yaitu:
- Pertama, Anda harus menjelaskan bentuk kerusakan ataupun potensi kerusakan yang akan dicari solusinya. Jika perlu, buatlah data ataupun persentase kerusakan dan masalah yang sudah terjadi.
- Lalu, lakukan identifikasi proses apa saja yang terjadi di dalam kerusakan tersebut.
- Tulislah secara lengkap terkait langkah kerja pada proses yang akan dilakukan proses analisanya.
- Kemudian, lakukan identifikasi pada setiap langkah kerja ataupun kondisi yang mampu menyebabkan adanya kerusakan maupun kesalahan kerja, seperti lingkungan, alat pengukuran, dan juga peralatan kerja. Cobalah menggunakan rumus masalah penyelesaian seperti 5W + 1H atau melakukan brainstorming agar bisa menemukan akar masalahnya.
- Carilah ide untuk membuat konsep Poka Yoke, seperti apa yang nantinya akan Anda gunakan dalam menyelesaikan permasalahan. Lakukan juga benchmarking atau memperhatikan Poka Yoke yang sudah dilakukan sebelumnya agar Anda bisa mendapatkan ide baru yang lebih segar.
- Terakhir, lakukan evaluasi keefektifan sesudah menerapkan Poka Yoke. Tak lupa untuk melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari Poka Yoke yang sudah Anda buat.
Manfaat Poka Yoke
Sama seperti metode kerja lainnya, Poka Yoke juga memiliki manfaat yang bisa dirasakan dari sisi karyawan maupun perusahaan, seperti:
- Manfaat bagi karyawan
Poka Yoke bermanfaat untuk memberi jaminan kepada setiap karyawan agar terhindar dari human error. Hal ini akan berdampak pada performa perusahaan secara menyeluruh dan juga akan memberikan efek psikologis dari sisi karyawan yang melakukan suatu kesalahan tanpa disengaja yang bisa memengaruhi dan menurunkan kepercayaan diri mereka di kemudian hari.
- Manfaat bagi perusahaan
Menerapkan Poka Yoke bisa menghemat tenaga kerja untuk melakukan pemeriksaan produk yang mungkin tidak sesuai karena sudah ter-cover dengan pencegahan melalui konsep ini. Selain itu, Poka Yoke bisa meminimalisir adanya produk cacat atau defect yang keluar dari proses produksi, sehingga akan meningkatkan kualitas produksi secara menyeluruh.
Demikian penjelasan mengenai Poka Yoke. Untuk Anda yang ingin menerapkan metode ini di dalam bisnis, Anda bisa melakukan berbagai cara yang sudah kita bahas di atas. Dengan minimnya tingkat kesalahan di perusahaan Anda, maka tingkat produksi dan kegiatan perusahaan pun bisa semakin meningkat di masa depan.