Kondisi perekonomian saat ini mendorong bisnis besar maupun kecil untuk kembali mengencangkan ikat pinggang dan mencari cara mengurangi pemborosan.
Semua demi mencari cara kerja yang lebih ramping. Pasalnya, kenyataannya setiap bisnis bisa memperoleh manfaat dari meninjau supply chain mereka secara teratur.
Kira-kira, bagaimana caranya? Berikut ini 8 cara mengurangi pemborosan dari supply chain agar kerja lebih efektif dan efisien!
8 Cara Mengurangi Pemborosan Supply Chain
1. Mulai dengan customer
Bagian terpenting dari pemotongan pemborosan ini adalah untuk memastikan kalau hal itu tidak akan mengurangi pengalaman atau kepuasan customer.
Customer harus menerima tingkat layanan yang sama atau bahkan jauh lebih baik dari apa yang mereka harapkan.
Beberapa perbaikan yang dilakukan akan memberikan dampak secara internal, tapi akan ada pula perubahan yang mudah mempengaruhi customer.
Maka dari itu, Anda perlu berhati-hati dan cermat untuk mencari tahu efek negatif apa yang mungkin terjadi sebelum menerapkan perubahan ke seluruh organisasi.
Di sisi lain, customer juga bisa menjadi sumber umpan balik yang sangat berguna untuk menyoroti poin pelayanan atau kualitas yang diinginkan.
Baca Juga: Prinsip Dasar Penerapan Just in Time dalam Inventory Management
Jadi, carilah keluhan customer karena mereka bisa memberikan perbandingan antara Anda dengan perusahaan kompetitor agar Anda dapat memiliki wawasan pasar yang lebih baik lagi.
Anda bahkan mampu melakukan survei segmen customer reguler untuk mendapatkan feedback dari mereka. Dengan menunjukkan komitmen yang baik, dapat pula memperkuat hubungan dan meningkatkan loyalitas mereka.
2. Review jalur produksi dan proses administrasi
Saat Anda mulai fokus secara internal, maka Anda akan membutuhkan sumber daya untuk memperbaikinya.
Mulailah dengan melakukan survei umum tentang bagaimana setiap supply chain menilai efisiensinya. Setelah itu, lakukan interview terkait opini mereka tentang waktu yang mereka habiskan untuk suatu tugas yang diberikan.
Berikan dorongan untuk mereka mempertimbangkan mengapa mereka melakukan tugas yang Anda berikan, dan apakah itu akan menambah nilai pada tujuan keseluruhan peran mereka.
Karenanya, komunikasi dua arah membuka aliran masalah yang cepat. Ini akan mencakup beberapa keluhan dan kritik yang mungkin banyak.
Setelah semua masalah terungkap, Anda bisa mulai membuat prioritas area utama untuk menghilangkan praktik pemborosan yang ada, sekaligus menawarkan ruang untuk brainstorming ide perbaikan.
Ini bisa menjadi cara unik untuk mendekatkan staf dan menawarkan kontrol lebih besar atas pekerjaan yang mereka lakukan.
3. Buat saluran komunikasi untuk perbaikan
Cara tim berkomunikasi harus dilakukan dengan sebaik mungkin. Sebab, untuk menilai seberapa baiknya kinerja sebuah bisnis, dapat dimulai dengan memahami bagaimana satu fungsi mendapatkan informasi dari fungsi lainnya secara lancar.
Pertanyaan yang harus diajukan adalah “Apakah informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat dengan metode secara langsung?”, “Apakah perlu dibuat wadah rutin untuk saling bertukar informasi?”.
Berbagai perusahaan ada yang telah melakukan pertemuan rutin untuk satu karyawan dan karyawan lainnya bertukar informasi tentang apa yang mereka lakukan hingga menjadi suatu budaya yang tentunya berdampak pada kecepatan dan keseragaman langkah dalam mencapai tujuan perusahaan.
Baca Juga: 8 Tahapan Praktis untuk Meningkatkan Efisiensi Gudang
4. Tinjau peralatan dan kebijakan pengiriman
Kerusakan akan membuat Anda memberikan biaya tambahan, waktu yang terbuang, dan pengerjaan ulang.
Untuk menghindari hal ini, maka buatlah daftar semua bagian yang bergerak dari logistik in dan out. Selain itu, prioritaskan item-item berbiaya tinggi dan item lainnya dengan mempertimbangkan area berikut:
- Jam operasional inbound.
- Rata-rata waktu pengiriman dan waktu idle selama pengiriman.
- Biaya bahan bakar.
- On-hand inventory.
- Harga pengiriman supplier.
- Harga pengiriman dan handling.
- Rasio produk cacat.
5. Bawa supplier dan ahli dari luar untuk mendapatkan perspektif baru
Pemilik perusahaan maupun karyawan yang dekat dengan prosesnya biasanya akan sulit melihat kekurangannya.
Ditambah adanya faktor tingkat kenyamanan yang membuat mereka enggan untuk melakukan perubahan.
Maka dari itu, Anda butuh mata yang ‘segar’ untuk bisa melihat kekurangan di proses bisnis Anda.
Supplier adalah tempat yang tepat untuk memulainya, karena mereka harus bersedia sekuat tenaga untuk membantu kita meningkatkan bisnis kita (dan pada gilirannya, bisnis mereka sendiri).
Selain itu, membawa ahli atau konsultan dengan benchmarking dari luar juga bisa menjadi langkah yang jauh lebih baik untuk bisnis Anda.
6. Review kebijakan dan penanganan retur
Kebijakan retur atau pengembalian barang yang fleksibel dapat membuat prosesnya menjadi lebih efisien.
Untuk itu, buatlah pemetaan jalur produk yang kembali dari customer dan cara penanganannya dan tinjau pemeriksaan kualitas untuk item yang customer kembalikan juga.
Dengan kebijakan pengembalian yang tidak efektif, akan mudah bagi staf gudang untuk mengembalikan produk ke dalam inventory aktif.
Baca Juga: Konsep Manajemen Right First Time dalam Manufacturing
Hal ini tentu sangat berbahaya untuk bisnis karena bisa menyebabkan produk cacat tersebut keluar untuk dikirim dan dikembalikan lagi dan lagi, beberapa kali. Itu akan berpotensi membuat customer kecewa.
7. Siapkan siklus feedback
Anda bisa melakukan sistem feedback untuk menilai efisiensi proses kerja dari kacamata karyawan.
Fokuslah pada feedback secara real-time dan identifikasi masalah baru yang mungkin akan muncul dalam tahap tersebut.
Buatlah sistem ini rutin di seluruh tim yang ada di perusahaan Anda untuk menilai seberapa baik proses baru berjalan dan apakah masih ada masalah pemborosan yang tersisa.
8. Tetapkan laporan dan monitor pemborosan di masa mendatang
Sebagai tindak lanjut dari langkah sebelumnya, buatlah laporan mingguan atau bulanan ke proses baru yang Anda punya.
Mereka yang bertanggungjawab untuk memantau kinerja juga perlu ditugaskan untuk menyusun laporan-laporan dan memastikan operasi tetap berjalan sesuai KPI (key performance indicator) yang ditetapkan.
Proses monitoring secara bertahap bisa dilakukan harian, mingguan atau bulanan, sehingga dapat mengontrol segala perubahan dan masalah yang terjadi.
Di sisi lain, menciptakan penghargaan (reward) berbasis insentif untuk kinerja positif bisa membantu Anda mencegah performa yang tidak tercapai dan mendorong peningkatan lebih lanjut.