Setiap perusahaan yang sudah berjalan selama bertahun-tahun tentunya perlu melakukan perubahan dan perbaikan agar manajemen perusahaan tetap bisa berjalan dengan baik. Akan tetapi, setiap perubahan tentu tidak bisa dilakukan secara praktis dan instan, diperlukan proses sampai hasilnya terlihat. Inilah yang dikenal sebagai “Kaizen” perusahaan oleh orang Jepang.
Melansir laman resmi Kementerian Keuangan Republik Indonesia (Kemenkeu RI), Kaizen terdiri dari dua kata yaitu Kai yang artinya perubahan dan Zen yang artinya kebaikan. Bahkan, Forbes menjelaskan pengertian Kaizen artinya yang dilakukan untuk memperbaiki diri dengan tindakan sekecil apapun secara bertahap, untuk kemudian menerapkan perubahan tersebut menjadi kebiasaan yang mengarah pada kesuksesan.
Secara singkat, Kaizen perusahaan adalah perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Tak ada hari tanpa perbaikan atau improvement, inilah prinsip yang dipegang dalam Kaizen. Pendekatan Kaizen perusahaan memiliki filosofi “berubah lebih baik setiap hari” dalam memberikan sasaran yang tepat dan proses yang fleksibel untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
5 Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Terkait Kaizen
Sebelum menerapkan Kaizen perusahaan dalam manajemen perusahaan, ada lima hal yang perlu diperhatikan terlebih dahulu. Lima hal penting itu meliputi:
- Mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk melakukan perencanaan yang bisa dilakukan dalam kurun waktu bulanan, kuartal atau tahunan.
- Menetapkan tim terkait untuk mencari ide dari masalah yang ada dan menetapkan rencana perbaikannya.
- Kesinambungan merupakan kunci utama Kaizen, sehingga perlu komitmen yang terus menerus dilakukan dalam operational process, di mana setiap orang yang terlibat harus selalu terbuka terhadap perubahan demi proses dan manajemen yang lebih baik lagi ke depannya.
- Diperlukan Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai standarisasi setiap perbaikan yang diambil dalam bentuk aturan baru.
- Make people dan train people. Berikan pelatihan dan mentoring untuk karyawan lebih mengenal Kaizen, karena dengan keterlibatan massif, Kaizen akan mendapatkan hasil yang lebih maksimal.
Baca Juga: 5 Tantangan Industri Kayu di Tahun 2023
5 Metode Kaizen dalam Manajemen Perusahaan
Selain lima hal penting yang telah disebutkan di atas, ada lima metode Kaizen yang bisa diterapkan dalam manajemen perusahaan. Lima metode tersebut, yaitu:
- Diagnose current condition mengacu pada Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain mengacu pada KPI, bisa juga menggunakan parameter kepuasan pelanggan yang dilakukan secara bertahap atau menggunakan analisis Strengths, Weakness, Opportunities, Threats (SWOT).
- Lakukan analisis secara mendalam untuk mencari tahu setiap penyebab dari masalah yang terjadi dan potensi yang memicu penyebabnya muncul. Untuk yang satu ini bisa menggunakan analisis menggunakan Pareto Diagram atau Fishbone Diagram.
- Lakukan brainstorming bersama dengan anggota tim untuk mencari solusi terbaik yang bisa dilakukan agar permasalahan bisa diselesaikan dengan efektif dan efisien.
- Setelah brainstorming selesai dilakukan, lanjutkan dengan melakukan perbaikan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan dan disetujui sebelumnya.
- Lakukan monitoring untuk melihat hasilnya apakah efektif dan efisien atau tidak. Jika hasilnya baik, aplikasikan cara ini ke permasalahan lain yang serupa.
Contoh Kaizen di Tempat Kerja yang Diterapkan di Ekamant Indonesia
Menyadari pentingnya penerapan Kaizen di perusahaan, Ekamant Indonesia pun menerapkannya. Terkait hal tersebut, Operation Manager dan Kaizen Consultant JHS group, Sulis Setiyono bercerita bagaimana penerapan Kaizen yang dilakukan di masing-masing unit JHS Group, termasuk di dalamnya Ekamant Indonesia.
Menurutnya, permasalahan utama yang ia temukan ketika bergabung di JHS Group adalah di inventory atau gudang. Gudang menyimpan potensi masalah yang perlu diperhatikan, terutama untuk management stock. Untuk mengatasi hal tersebut, Sulis menerapkan Kaizen dengan 5S, yaitu Seiri (ringkas), Seiton (rapi), Seiso (bersih), Seiketsu (rawat), Shitsuke (rajin).
Dengan menerapkan Kaizen 5S, itu artinya melakukan perubahan untuk membuang barang yang tidak perlu, dan merapikan area kerja seperti membuat standar dalam bekerja hingga batasan-batasannya. Salah satu pertimbangan dalam menerapkan Kaizen untuk beberapa unit yang berbeda adalah rencana perbaikannya yang berbeda juga.
Baca Juga: Training Pengenalan Dasar Amplas Kepada PT SGS Salatiga
“Karena setiap unit berbeda, seperti Ekamant yang mungkin secara management stock lebih bagus dibanding unit yang lain. Namun, tetap saja setiap perusahaan pasti akan memiliki residu atau limbah yang harus dibenahi. Residu itu salah satunya stock atau inventory barang.”, ujar Sulis ketika menjelaskan rencana perbaikan yang diterapkan di masing-masing unit JHS Group.
Sulis juga mengatakan bahwa setelah melakukan analisis management inventory, banyak ditemukan barang yang ‘mati’ di dalam gudang. Bahkan, jumlahnya bisa mencapai 20%-30%. Barang yang mati tersebut bisa diibaratkan sebagai ‘uang mati’, karena terdiri dari barang yang sudah rusak, gagal development, hingga batang yang demand-nya turun akibat kalah bersaing dengan barang lain.
Untuk mengatasi masalah ini menggunakan Kaizen, Sulis mulai mencatat barang apa saja yang sudah menjadi barang mati di dalam gudang. Selanjutnya, ia mengadakan meeting dengan tim terkait lainnya, terutama tim sales dan inventory untuk membicarakan bagaimana cara mengurangi barang mati di gudang.
“Satu, barang bisa dijual. Kedua, apakah barang masih bisa difungsikan misalnya downgrade dengan nilai jual yang lebih kecil. Jadi, gimana caranya kita harus mengurangi ini dan menjualnya kembali. Kalau memang kategorinya barang rusak dan sudah tidak bernilai, kita akan propose ke manajemen untuk dimusnahkan.”, jelasnya.
Hasil dari penerapan Kaizen biasanya akan terlihat setelah rutin dilakukan selama tiga bulan hingga enam bulan. Itulah sebabnya prosesnya tidak bisa dilakukan secara instan dan perlu terus dilakukan secara kontinu. Apalagi mengingat Kaizen 5S di perusahaan Jepang bisa diibaratkan sebagai dasar dari perbaikan, sehingga diperlukan penerapan konsep manajemen lain untuk mempertahankan manajemen yang lebih baik.