Dalam industri manufaktur terdapat beberapa konsep manajemen yang membantu pengelolaan dan pengaturan kerja, salah satunya adalah konsep dasar yang dikemukakan oleh George R. Terry yaitu POAC.
POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling) merupakan fungsi manajemen secara umum yang mencakup seluruh proses manajerial dalam organisasi ataupun perusahaan yang penting dilakukan demi mencapai tujuan yang diharapkan.
Dalam industri manufaktur, manajemen produksi manufaktur adalah serangkaian aktivitas untuk merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan semua sumber daya yang digunakan dalam proses transformasi bahan baku menjadi produk jadi.
Intinya adalah optimalisasi atau bagaimana membuat produk yang tepat, dengan kualitas tepat, dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya serendah mungkin.
Setiap keputusan dalam manajemen produksi harus mengarah pada lima tujuan utama:
- Meningkatkan Efisiensi & Produktivitas: Memaksimalkan output dari input yang ada dan mengurangi segala bentuk pemborosan (waste).
- Menjamin Kualitas Produk: Memastikan setiap produk jadi sesuai standar, mengurangi scrap dan rework.
- Menekan Biaya Produksi: Mengoptimalkan penggunaan material, tenaga kerja, dan energi untuk meningkatkan profitabilitas.
- Memastikan Ketepatan Waktu Pengiriman: Memenuhi janji pengiriman ke pelanggan untuk menjaga kepuasan dan reputasi.
- Menjaga Fleksibilitas: Kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan permintaan pasar atau kustomisasi produk.
Maka itu, tujuan yang hendak dicapai harus ditempuh menggunakan cara manajemen yang tepat, salah satu metodenya yaitu menggunakan POAC.
Pengertian POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling)
- Planning
Planning atau perencanaan merupakan fungsi manajemen yang berupaya untuk menetapkan tujuan dan memilih tindakan yang terencana agar dapat mencapai tujuan. Proses ini dilakukan dalam merencanakan berbagai aspek dalam suatu perusahaan.
Tujuan planning yaitu menyusun strategi dan perencanaan yang akan dilakukan termasuk sumber daya dan anggaran yang diperlukan beserta cara mencapai tujuan tersebut secara efektif dan efisien. Dalam proses planning ini akan dipilih berbagai opsi terbaik dari pilihan perencanaan yang ada.
Dalam setiap perencanaan, terdapat tiga kegiatan yang tidak terpisahkan satu sama lain, antara lain:
- Penyusunan tujuan yang hendak dicapai
Tujuan atau sasaran harus ditetapkan supaya pembuatan langkah-langkah kerja dan program menjadi terarah.
- Pemilihan program demi tercapainya tujuan
Pemilihan program dan aktivitas kerja yang sesuai dan efektif terhadap pencapaian tujuan.
- Perencanaan sumber daya yang dibutuhkan
Sumber daya yang diperlukan harus direncanakan dengan matang sehingga aktivitas dan program bisa dilaksanakan dengan lancar.
Perencanaan yang dilakukan dalam suatu organisasi atau bisnis harus dilakukan secara dinamis, berkesinambungan, dan fleksibel. Contoh fungsi manajemen berupa perencanaan ini misalnya penentuan konsep produk yang dijual, penyusunan rencana dan agenda tahunan, perencanaan anggaran, perencanaan proses produksi dan distribusi, juga strategi dalam mengembangkan produk baru.
Dalam hal perencanaan ini, sebaiknya membentuk tim perencana dan melakukan brainstorming, sehingga didapatkan rencana-rencana dan sasaran kerja yang brilian dan signifikan berdampak kepada kemajuan perusahaan.
- Organizing
Organizing atau pengorganisasian merupakan kegiatan dalam pengaturan dan penyusunan sumber daya pada suatu organisasi atau perusahaan demi tercapainya tujuan. Fungsi manajemen ini menjadi langkah strategis dalam mewujudkan rencana perusahaan dalam suatu kegiatan.
Fungsi ini meliputi pembagian job desk dan wewenang sekaligus menetapkan hubungan antar bagian pada suatu organisasi. Tujuan organizing yaitu untuk menyusun struktur organisasi secara efisien sehingga setiap divisi atau individu memahami peran dan tanggung jawab masing-masing terhadap perusahaan.
Contoh fungsi manajemen organizing yaitu membuat struktur organisasi dalam perusahaan, membuat alokasi tugas kepada staf, dan membagi staf dalam divisi yang sesuai untuk mendukung pencapaian tujuan.
Adapun proses pengorganisasian meliputi beberapa langkah sebagai berikut:
- Memaparkan seluruh pekerjaan yang perlu dilaksanakan demi tercapainya tujuan
Pemaparan keseluruhan pekerjaan ini penting untuk menyamakan persepsi dan pemahaman setiap orang dalam organisasi supaya lebih terkoordinasi.
- Membagi job desk dan tanggung jawab kerja pada kegiatan yang relevan terhadap keahlian individu ataupun kelompok
Pembagian job desk berkaitan dengan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing orang sehingga pekerjaan bisa dilaksanakan secara maksimal, dan tidak ada tumpang tindih tugas maupun gap tugas tanpa ada penanggung jawabnya.
- Menetapkan rencana kerja sama dan membagi tugas yang sama dalam suatu divisi
Penetapan rencana kerja, waktu deadline dan PIC sangat diperlukan sebagai sarana memperjelas target dari masing-masing setiap orang.
- Menyusun sistem kerja yang memuat aturan terhadap tanggung jawab dan tugas masing-masing dengan seimbang
Perlu disusun suatu pedoman kerja/SOP atau instruksi kerja yang jelas guna keseragaman cara kerja dan efektifitas kerja, sehingga output yang didapatkan pun adalah hasil kerja yang berkualitas.
- Actuating
Actuating atau pengimplementasian merupakan proses dalam melaksanakan kegiatan yang sudah direncanakan sehingga dapat mendukung tercapainya tujuan. Actuating juga sering disebut sebagai pengarahan ini menjadi alat manajemen yang dibutuhkan agar kegiatan yang dikelola oleh organisasi bisa dilaksanakan sesuai rencana.
Fungsi manajemen ini meliputi proses mengarahkan, menggerakkan, sekaligus memotivasi karyawan melalui komunikasi secara efektif agar melakukan upaya, cara, dan teknik bekerja dapat dilakukan sebaik mungkin demi mencapai tujuan perusahaan.
Hal ini dilakukan karena seringkali permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan realisasi kerja adalah masalah koordinasi dan komunikasi antar bagian, serta penyelesaian troubleshooting oleh atasan masing-masing.
Tujuan dari actuating yaitu menggerakkan semua anggota organisasi agar melakukan pekerjaan sesuai pada tugas yang direncanakan agar tujuan tercapai. Fungsi pengarahan ini juga bertujuan menjamin berlangsungnya perencanaan secara baik, meningkatkan kedisiplinan, menumbuhkan motivasi, dan menghindari adanya pekerjaan yang tidak dilakukan dengan baik. Dalam hal ini, manajer perusahan akan mengumpulkan seluruh informasi dan mulai menggerakkan seluruh anggota agar melaksanakan aktivitas sesuai yang direncanakan.
- Controlling
Controlling atau pengawasan merupakan fungsi manajemen yang berkaitan dengan pengendalian dan monitoring. Biasa dilakukan dengan memberikan evaluasi terhadap pelaksanaan rencana dan memastikan jika kegiatan yang dilaksanakan telah sejalan terhadap tujuan perusahaan.
Controlling bertujuan memastikan seluruh proses dan rangkaian kegiatan dalam perusahaan dijalankan sesuai perencanaan yang dilakukan. Kegiatan pengendalian ini dilakukan untuk menjamin jika alur kerja dijalankan sesuai rencana. Apabila ditemui kesalahan ataupun penyimpangan, maka dapat disusun tindakan koreksi yang tepat.
Contoh controlling misalnya evaluasi kinerja, pemantauan hasil dan proses kegiatan, hingga penyusunan laporan ataupun analisis hasil kerja. Terdapat empat fungsi tugas dari controlling, yaitu:
- Pembuatan standar prestasi
Ukuran keberhasilan pekerjaan atau dalam istilah pada umumnya adalah KPI (Key Performance Indicator) yang menggambarkan tingkat keberhasilan pekerjaan dari seseorang atau suatu tim. KPI menjadi acuan melihat parameter penting apa yang dijadikan standar.
- Pengukuran pencapaian prestasi terdahulu
KPI yang telah ditetapkan harus dilakukan pengukuran atau penilaian dalam kurun waktu tertentu. Hal ini menjadi kebijakan masing-masing perusahaan dengan mempertimbangkan ukuran pekerjaan dan kompleksitasnya.
- Pembuatan perbandingan prestasi terhadap standar prestasi
Hal yang tentunya akan memotivasi dan menolong tim mencapai prestasi adalah dengan memberikan gambaran perjalanan atau prestasi yang telah dicapai sebelumnya. Hal ini akan membantu mengontrol perubahan dan perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik.