Inventory accuracy adalah salah satu Key Performance Indicator (KPI) yang paling penting dalam sebuah distribution center atau gudang.
Pasalnya, dengan meningkatkan inventory accuracy, Anda dapat mendapatkan keuntungan-keuntungan, seperti:
- Mampu memenuhi permintaan customer dengan baik.
- Mampu mengirimkan produk ke customer dengan tepat.
- Mampu mengurangi biaya operasional perusahaan.
- Memiliki data laporan keuangan yang akurat.
- Mampu menghitung pembelian barang yang dibutuhkan secara akurat.
- Mampu menentukan prioritas barang yang harus diproduksi.
Namun di balik itu, sebagian besar masalah inventory muncul karena kurangnya pengelolaan yang baik. Baik berupa pelaporan dan pencatatan barang yang tidak akurat, atau tidak adanya sistem yang mendukung transaksi real-time sehingga SOP tidak dijalankan dengan benar.
Bila dilakukan upaya untuk meningkatkan inventory accuracy, maka operasional di gudang akan berjalan lebih efektif dan efisien.
Pasalnya, dengan begitu stok barang yang tersimpan di gudang sudah benar-benar sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Baca Juga: Mengenal Excess Stock dan 8 Hal yang Perlu Dihindari
6 Cara Meningkatkan Inventory Accuracy
1. Pengaturan dan penataan gudang yang baik
Karena hal ini sangat penting, maka Anda perlu memastikan kalau gudang memegang prinsip 3R (Ringkas, Rapi, Reisk). Jika diterapkan, ini akan memudahkan pengawasan gudang.
Dengan begitu, Anda lebih mudah mengidentifikasi barang apa saja yang dikirimkan ke customer dan mengetahui di mana barang tersebut disimpan.
“One Product One Location” adalah metode pengelompokkan barang secara sederhana untuk menghindari kesalahan dan membuang waktu mencari-cari barang di dalam gudang.
Anda harus menerapkan penataan gudang yang jelas agar proses kerja lebih efektif dan efisien.
Bisa dimulai dengan memberikan identitas yang jelas untuk setiap lokasi barang dengan memberikan keterangan lengkapnya juga.
Tak hanya itu, cobalah untuk selalu mengkomunikasikan perubahan lokasi stock dengan baik secara visual agar memudahkan kedepannya.
Baca Juga: Pentingnya On Time Delivery untuk Meningkatkan Penjualan
2. Berikan label dan penamaan inventory
Agar mudah diidentifikasi, setiap barang yang tersimpan di gudang harus memiliki label identitasnya sendiri. Anda bisa melabelinya dengan mencantumkan ukuran dan jenis huruf yang mudah dibaca.
Untuk tahap selanjutnya, Anda bisa menggunakan label dengan barcode untuk setiap lokasi di gudang. Ini akan membantu menghindari kesalahan input secara manual.
Di samping itu, Anda perlu mencantumkan pula informasi penting seperti nomor barang, nama barang, jumlah, hingga tanggal kadaluarsa.
3. Buat kebijakan atau SOP yang efisien
Identifikasi semua aktivitas dan proses terkait operasional, kemudian dokumentasikan setiap proses yang mencakup prosedur material handling, panduan keselamatan, dan laporan kualitas ke dalam Standar Operasional Prosedur (SOP).
SOP harus mencakup proses penerimaan dan penyimpanan inventory secara jelas.
Tak hanya itu, SOP juga harus menjelaskan bagaimana Anda mengelola, memeriksa, dan menyimpan inventory, termasuk bagaimana menangani inventory yang rusak.
Maka itu, dalam penyusunan SOP, perlu dilakukan review bersama dan sosialisasi untuk tim gudang.
Pastikan tim Anda memahami dan menjalankan prosedur, serta lakukan pengawasan untuk pelaksanaannya secara rutin agar memastikan prosedur benar-benar dijalankan.
4. Cycle count atau perhitungan barang secara rutin
Cycle count juga dapat meningkatkan inventory accuracy, di mana ini merupakan proses perhitungan sebagian inventory dalam periode waktu tertentu dan dilakukan secara berulang-ulang.
Periode perhitungannya dapat dilakukan satu atau dua minggu sekali secara internal dengan hanya mengambil barang-barang fast moving atau yang sering selisih saat stock opname.
Jadi, Anda bisa fokus pada barang-barang yang bernilai tinggi, volume pergerakan tinggi, atau barang-barang yang penting untuk proses bisnis Anda.
Sebab, cycle count bisa membantu mengidentifikasi akar penyebab masalah inventory. Lantas, apa bedanya dengan stock taking secara tradisional?
Di cycle count, Anda tidak perlu menghentikan operasional pada saat perhitungan dilakukan. Cycle count juga merupakan feedback berkelanjutan terhadap inventory accuracy.
Sedangkan tujuan stock taking adalah untuk mencari penyebab selisih stock, bukan kepada akurasi data. Dengan memantau lebih sering, penyebab terjadinya akan mudah terlihat.
Baca Juga: 8 Cara untuk Mengurangi Pemborosan dari Supply Chain
5. Batasi akses ke inventory
Gudang merupakan area yang khusus dan steril. Untuk itu, inventory accuracy dapat dicapai dengan memberikan akses yang terbatas ke dalam gudang.
Pastikan hanya orang-orang tertentu yang memang perlu mengakses gudang tersebut yang diperbolehkan masuk.
Anda perlu melatih tim dengan SOP dan sistem kontrol yang benar untuk memperhatikan dan menjaga setiap perpindahan orang masuk dan keluar gudang dengan melakukan pendampingan.
Berikan safety sign untuk peringatan kepada orang luar agar tidak masuk sembarangan.
Anda mungkin juga bisa memberikan kunci dan ruangan terpisah untuk penempatan barang-barang tertentu sehingga kedisiplinan karyawan akan terbentuk.
6. Manfaatkan teknologi
Cara selanjutnya untuk meningkatkan inventory accuracy yaitu dengan memanfaatkan teknologi. Hindari pekerjaan yang dilakukan secara manual karena dapat memakan waktu dan akurasinya tidak stabil.
Teknologi barcode, ditambah dengan inventory management solution, dapat berperan penting dalam pengelolaan inventory.
Sebab, barcode printer dan barcode reader relatif murah untuk diterapkan dan bisa dengan mudah diintegrasikan ke dalam operasional gudang.
Selain itu, gunakan software inventory management dengan memetakan kebutuhan software inventory, skala, dan fitur-fitur yang membantu.
Hindari membeli sistem yang tidak memiliki fitur yang Anda butuhkan dan pilihlah yang sesuai dengan kebutuhan.