Dalam menerapkan, ada konsep yang dikenal dengan 3 Gen. Konsep ini merupakan awalan tiga kata yang berasal dari bahasa Jepang, yaitu Genba, Genbutsu, dan Genjitsu.
Genba dalam bahasa Jepang memiliki arti lokasi kejadian atau tempat sebenarnya. Maksudnya di sini yaitu konsep manajemen yang melihat lokasi secara langsung atau real place.
Sedangkan Genbutsu mengacu pada sistem perbaikan. Kata ini seringkali diartikan sebagai “Go and See” dan menjadi prinsip utama dari Toyota Production System (TPS).
Ketiganya ini digunakan sebagai inti pemecahan masalah yang bertujuan untuk memudahkan identifikasi permasalahan yang terjadi dalam praktek produksi ramping (lean) di perusahaan.
Lantas, bagaimana penjelasan lengkap mengenai 3 Gen ini?
Konsep 3 Gen untuk Kaizen
- Genba (現場), real place
Genba mewajibkan setiap karyawan, termasuk staf dan manajemen, untuk pergi ke lokasi di mana sebuah permasalahan terjadi. Hal ini bertujuan agar mereka dapat memastikan secara langsung dan mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang permasalahan tersebut.
Singkatnya, Genba merupakan Tempat Kejadian Sebenarnya atau TKP ketika ada permasalahan terjadi. Budaya pergi ke Genba sendiri sangat melekat bagi setiap level manajemen di perusahaan Jepang.
Dengan menerapkan Genba, top management bisa sekaligus melakukan verifikasi atau audit atas segala instruksi, aturan yang ditetapkan apakah sudah dijalankan dengan efektif dan karyawan betul-betul memahami instruksi tersebut.
Dalam Genba, ada istilah lain yang dikenal yaitu Genba Walk. Ini merupakan tindakan untuk melihat proses yang sebenarnya, memahami pekerjaan, mengajukan pertanyaan, dan belajar.
Genba Walk juga dikenal sebagai salah satu bagian fundamental dari filosofi manajemen Lean Manufacturing. Dalam Lean Manufacturing, Genba adalah tempat yang paling penting bagi semua tim, karena bagi perusahaan manufaktur, area pabrik menjadi tempat yang paling penting dalam operasi perusahaan.
Jadi, Genba Walk adalah praktek manajemen mengunjungi tempat di mana produk dibuat dan layanan dikirim untuk mendapatkan pemahaman langsung mengenai masalah sebenarnya yang dihadapi oleh karyawan front-line.
Melalui Genba Walk para pemimpin mampu membuat keputusan berdasarkan keadaan yang sesungguhnya terjadi secara transparan untuk seluruh karyawan yang terlibat, hal ini diperlukan untuk membandingkan dan memvalidasi asumsi yang dibuat dalam data.
- Genbutsu (現物), actual things
Genbutsu (現物) merujuk pada benda atau kondisi yang sebenarnya. Genbutsu juga merupakan salah satu prinsip utama dari Toyota Production System (TPS).
Dalam konteks ini, manajemen diharapkan untuk melihat atau merasakan langsung suatu peristiwa atau benda dengan mata mereka sendiri maupun meraba dengan tangan mereka sendiri.
Selain melihat area, tim manajemen juga harus melihat dari dekat produk yang mereka buat. Meninjau ulang produk setelah selesai dibuat penting karena akan memungkinkan Anda melihat hasil akhir sebenarnya dari keseluruhan proses pembuatan, apakah hasil akhir tersebut sudah sesuai dengan kualitas yang diinginkan perusahaan atau belum.
Manajemen juga memastikan bahwa mereka melihat produk yang sebenarnya pada setiap langkah proses manufaktur.
Ini dapat membantu memberi pemimpin pemahaman yang lebih baik tentang apa yang terjadi pada setiap langkah produksi dan inovasi apa yang akan dikembangkan ke depannya.
Dalam beberapa kasus pemecahan masalah, diperlukan barang bukti untuk membantu analisa permasalahan sebenarnya.
Karena itu, Genbutsu memiliki faktor penting dalam pemecahan masalah, sehingga analisa bisa lebih obyektif dan mendalam karena ada barang bukti secara nyata.
Hal ini dapat dilakukan dalam bentuk foto atau dokumentasi digital lainnya.
- Genjitsu (現実), reality
Genjitsu (現実) adalah realitas yang perlu dirasakan, seperti gejala-gejala permasalahan dan dampaknya terhadap proses produksi atau kerja dalam industri tertentu.
Di sini, manajer perlu memberikan effort lebih untuk menemukan fakta dari situasi tertentu. Pasalnya ketika suatu masalah terjadi, tak jarang banyak orang yang salah mengira dan berspekulasi hingga mengakibatkan situasi menjadi tidak kondusif.
Karena itu, penting untuk mencari fakta dan background masalahnya secara konkret sehingga bisa melakukan analisa dengan maksimal tanpa ada menyalahkan pihak secara acak.
Dalam Kaizen tentunya sering kita mendapati masalah yang harus diperbaiki dan diselesaikan.Adapun langkah-langkah penyelesaiannya pun akan terbantu dengan metode-metode 3 Gen, karena dengan langkah-langkah yang tepat dan terstruktur, akan mendapatkan hasil dan penyelesaian yang efektif dan maksimal.