Komunikasi yang buruk adalah masalah serius bagi suatu organisasi. Berdasarkan budayanya, setiap perusahaan harus menemukan strategi untuk meningkatkan kualitas komunikasi organisasinya.
Contohnya perusahaan Jepang memiliki budaya di mana mereka berjuang menyelesaikan dan mencegah masalah dengan melakukan ritual yang disebut asakai meeting atau meeting pagi.
Meeting pagi dalam kamus Jepang mengambil dari kata ‘sakai’ yang artinya sengketa atau perkelahian. Namun, maksudnya meeting pagi dalam perusahaan adalah forum terbatas untuk menyelesaikan dan mencegah masalah dengan komunikasi secara vertikal dan horizontal.
Meeting pagi sangat efektif apabila dilakukan di perusahaan manufaktur dan jasa sebagai sarana manajerial untuk evaluasi kinerja proses produksi.
Forum ini biasanya dihadiri oleh baik middle management atau bahkan top management dan pengisi forum yang disebut leader.
Hal-hal yang perlu diperhatikan saat meeting pagi
- Dilakukan maksimal 30 menit
Meeting pagi sebaiknya dilakukan dalam kurun waktu yang tidak terlalu panjang, yaitu maksimal 30 menit. Jika dalam waktu tersebut penyelesaian masalah tidak dapat diselesaikan, maka akan dilanjutkan meeting di luar forum meeting pagi tersebut.
Meski durasinya terbilang singkat, meeting pagi harus dilakukan secara konsisten dan didukung oleh komitmen semua peserta sehingga waktu yang ditentukan bisa efektif dipakai.
Bahkan ada beberapa perusahaan yang menerapkan penalti atau konsekuensi khusus untuk karyawan yang terlambat atau absen pada meeting pagi.
- Skill komunikasi sangat dibutuhkan
Masing-masing peserta harus berpikir dan berorientasi kepada customer, sehingga forum ini menjadi forum yang sifatnya melahirkan solusi-solusi, bukan hanya sekedar menyampaikan masalah dan mencari siapa penyebabnya.
Hindari perdebatan tidak perlu yang tidak membangun atau berpengaruh kepada masalah yang ada. Leader atau pemimpin meeting harus bisa mengarahkan bila ada masalah yang perlu didiskusikan lebih lanjut.
- Peserta saling membuka pikiran untuk menyelesaikan masalah
Meeting pagi bukan sarana pengaduan atau sarana pengadilan buat siapa yang bersalah atau siapa yang menang, jadi yang dibangun adalah semangat kerjasama tim untuk menghasilkan performa yang bagus.
Setiap orang harus berkontribusi aktif dalam meeting ini, memberikan informasi yang akurat dan detail untuk akan membantu penyelesaian dan solusi dari tiap masalah yang disampaikan.
- Terapkan win-win solution
Setiap penyelesaian masalah harus menemukan titik temu.
Jika ada beberapa kasus/masalah di mana belum diatur person in charge (PIC) dan pembagian wewenangnya, hal ini harus disikapi dengan bijak bila diambil suatu tindakan.
Setiap orang harus berkontribusi terhadap masalah ini agar tidak terkesan memberatkan atau meringankan salah satu pihak.
- Menegaskan jadwal khusus di hari tersebut
Ada kalanya dalam waktu tertentu harus disampaikan mengenai jadwal-jadwal khusus yang harus diingatkan.
Misalnya ada kunjungan customer, audit, atau jadwal meeting lain yang sudah ditetapkan.
Hal ini harus juga disampaikan sebagai pengingat kepada para peserta untuk bisa mengatur waktu dan beban kerjanya masing-masing pada hari ini.
- Pengalihan tanggung jawab sementara
Sering ditemui dalam meeting pagi adalah ketidakhadiran seseorang dalam satu tim yang tentunya akan mengakibatkan pincangnya operasional.
Hal ini harus dibahas juga dalam meeting bagaimana solusi jangka pendeknya, pembagian tugas dan wewenang yang sementaranya seperti apa.
Manfaat mengadakan meeting pagi secara rutin
- Konsentrasi masih fresh
Seperti yang kita ketahui bahwa pagi hari umumnya konsentrasi para karyawan masih terjaga utuh, karena belum adanya distraksi dari pihak lain.
Oleh karena itu, konsentrasi yang masih utuh tersebutlah yang akan menguntungkan untuk tim saat mengadakan meeting yang lebih maksimal.
- Meminimalisasi keterlambatan
Saat mengadakan meeting di tengah jam kantor, rasanya sudah biasa ditemukan anggota tim yang dapat terlambat. Hal ini cenderung terjadi karena di tengah jam kerja, ada banyak pihak yang sedang berada di tengah-tengah kegiatan yang lainnya.
Belum lagi, saat ada call mendadak dari rekan kerja di bagian lain, atau saat ada deadline menumpuk yang mendadak dimajukan. Di meeting pagi, Anda dan tim sudah menyiapkan diri dengan mengisi jadwal sebelum disibukkan dengan kegiatan masing-masing.
- Suasana hati yang masih terjaga baik
Adanya rutinitas yang sudah terlanjur dilakukan atau permasalahan terjadi di tengah-tengah waktu kerja yang di luar batas kemampuan manusia bisa menjadi beberapa alasan karyawan badmood.
Pasalnya, kemungkinan nantinya akan ada banyak hal yang bisa merusak mood para anggota tim meeting tersebut. Namun, beda halnya di pagi hari, biasanya para karyawan belum terganggu oleh distraksi kerja lainnya.
- Hari lebih produktif
Seperti yang kita ketahui bahwa masih banyak orang yang tidak menggunakan pagi harinya dengan produktif.
Mulai dari menghabiskan waktu yang terlalu lama di pantry saat membuat kopi di pagi hari, atau hanya sekedar mengecek e-mail dan mencari tau di mana akan memulai pekerjaannya.
Dengan mengisi pagi hari melalui meeting, Anda dapat membuang waktu yang kurang produktif tersebut dengan mendorong para tim untuk berdiskusi.
Alhasil, mau tidak mau mereka sudah produktif sesaat sudah sampai di tempat kerja dan harus menghadapi meeting.