Di era bisnis yang semakin kompetitif, setiap organisasi perlu memiliki cara yang sistematis untuk menetapkan tujuan dan mengukur pencapaiannya. Salah satu metode yang kini banyak diterapkan oleh perusahaan besar maupun startup adalah OKR (Objectives and Key Results).
OKR menjadi alat manajemen modern yang membantu perusahaan menjaga fokus, menyelaraskan arah kerja tim, dan memastikan hasil yang terukur.
OKR merupakan kerangka kerja manajemen yang digunakan untuk menghubungkan tujuan strategis organisasi dengan hasil yang dapat diukur.
Jika dianalogikan, OKR adalah suatu tangga kecil untuk mencapai tujuan besar, suatu struktur tiang yang menyusun sebuah bangunan, di mana semua bagian dari organisasi turut berperan dalam memenuhi suatu target yang besar. Berikut ini contoh sederhananya:
Objective: Meningkatkan Omset
Key Results:
- Penambahan 10 customer baru per bulan.
- Promosi produk di modern market 1x sebulan.
- Mengeluarkan 1 produk baru perbulan.
- Objective (Tujuan): Sasaran utama yang ingin dicapai, bersifat inspiratif dan kualitatif.
- Key Results (Hasil Kunci): Ukuran kuantitatif yang menunjukkan sejauh mana tujuan telah tercapai.
Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat memantau kinerja secara objektif, bukan hanya berdasarkan persepsi.
Manfaat OKR untuk tim dan perusahaan
Penerapan OKR memberikan sejumlah manfaat nyata bagi organisasi:
- Fokus: OKR membantu tim fokus hanya pada tujuan yang benar-benar penting.
- Alignment: OKR membantu menyelaraskan tim di sekitar prioritas utama dan memastikan bahwa semua orang bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan yang sama.
- Akuntabilitas: OKR memberikan kerangka kerja yang jelas untuk mengukur kemajuan dan menjaga akuntabilitas individu dan tim.
- Ketangkasan: OKR mendorong eksekusi tangkas dengan menyediakan kerangka kerja yang fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan dan inisiatif bisnis.
- Keterlibatan: OKR membantu melibatkan karyawan dengan memberikan rasa kepemilikan dan tujuan, serta menghubungkan kontribusi individu dengan tujuan organisasi yang lebih luas.
- Transparansi: OKR mempromosikan budaya keterbukaan dan membantu individu dan tim memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi terhadap tujuan organisasi secara keseluruhan.
- Motivasi dan produktivitas tinggi: OKR membantu menciptakan rasa tanggung jawab dan dorongan untuk berprestasi.
Dengan sistem ini, tim tidak sekadar bekerja keras, tetapi juga bekerja cerdas dengan arah yang jelas dan terukur.
Langkah-langkah menerapkan OKR
1. Tentukan Tujuan (Objective): Tujuan harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART). Hasil utama harus dapat diukur dan terkait langsung dengan tujuan. Menetapkan OKR secara efektif akan menyiapkan proses implementasi menuju keberhasilan.
2. Tentukan Key Result: Buat indikator yang bisa dihitung secara objektif.
3. Tentukan Rentang Waktu: OKR harus ditetapkan untuk periode tertentu, seperti OKR tahunan atau triwulanan dan harus memiliki tonggak dan tenggat waktu yang jelas dan tinjau pencapaian secara berkala, misalnya setiap kuartal
4. Memastikan keterhubungan objective dengan key result.
5. Komunikasikan dengan tim: Penting untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan di seluruh perusahaan, seperti anggota tim, manajer, dan eksekutif, serta menetapkan tanggung jawab untuk mencapai OKR.
6. Lakukan evaluasi: Gunakan hasil evaluasi untuk perbaikan strategi dan target berikutnya.
Cara melacak dan mengukur OKR
Melacak dan mengukur kemajuan OKR sangat penting untuk keberhasilan implementasi OKR organisasi.
Langkah ini melibatkan penentuan metrik dan indikator kinerja utama (KPI), menetapkan pemeriksaan rutin dan tinjauan progres, mengidentifikasi area untuk perbaikan, serta penyesuaian sesuai kebutuhan.
- Tentukan metrik dan indikator kinerja utama (KPI)
Mendefinisikan metrik dan (KPI) untuk OKR adalah bagian penting dari melacak kemajuan dan mengukur keberhasilannya. Setiap hasil utama harus memiliki metrik dan KPI khusus yang ditentukan, sehingga kemajuan dapat dengan mudah dilacak dan dinilai.
Metrik ini harus dapat diukur, mudah dipahami dan relevan dengan tujuan dan hasil utama.
Pemantauan metrik dan KPI secara teratur dapat membantu mengidentifikasi tren, masalah, dan keberhasilan, membuatnya lebih mudah untuk membuat keputusan berbasis data dan menyesuaikan strategi sesuai kebutuhan.
- Tetapkan pemeriksaan rutin dan tinjauan progres
Menetapkan pemeriksaan dan tinjauan progres rutin, seperti retrospeksi bulanan (baik di tingkat tim, tingkat perusahaan, atau keduanya), sangat penting untuk memastikan bahwa seluruh perusahaan berada di jalur yang tepat untuk keberhasilan OKR.
Tinjauan OKR ini memberikan kesempatan untuk mendiskusikan kemajuan, cerita sukses dan tantangan, serta bertukar pikiran tentang solusi potensial.
Tinjauan progres rutin (banyak organisasi mengikuti siklus OKR triwulanan) membantu menjaga tim tetap selaras dengan OKR dan memberikan rasa kepemilikan dan akuntabilitas dalam mencapainya.
Hal ini memberikan kesempatan bagi tim untuk memeriksa perencanaan OKR dan kerangka kerja penetapan tujuan mereka, mengusulkan dan meluncurkan perubahan untuk iterasi di masa depan dan menyesuaikan pelacakan OKR. Ini juga memungkinkan organisasi untuk membuat penyesuaian tepat waktu yang membantu memastikan tujuan tercapai.
- Identifikasi area untuk perbaikan dan sesuaikan sesuai kebutuhan
Mengidentifikasi area untuk perbaikan dan penyesuaian yang tepat adalah kunci untuk memastikan keberhasilan dengan OKR.
Kemajuan mungkin tidak selalu berjalan sesuai rencana, dan penting untuk menentukan akar masalah dari setiap tantangan dan menyesuaikannya dengan kebutuhan.
Implementasi OKR
Ada beberapa praktik terbaik yang harus diikuti dan perangkap umum yang harus dihindari untuk mendorong keberhasilan implementasi OKR.
- Libatkan pemangku kepentingan dalam pengembangan OKR: Libatkan pemangku kepentingan utama seperti eksekutif dan tim kepemimpinan, pemimpin tim, dan karyawan dalam proses pembuatan OKR. Keterlibatan mereka mendorong keselarasan visi perusahaan dan mendorong dukungan dan komitmen seluruh perusahaan untuk mencapai tujuan.
- Fokus pada kualitas dan kuantitas: Meskipun penting untuk memiliki OKR yang cukup baik untuk mendorong kemajuan, penting juga untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut didefinisikan dengan baik, terukur, dan dapat dicapai. Keseimbangan ini membantu menjaga fokus pada hal-hal yang penting dan mencegah tim kewalahan dengan terlalu banyak tujuan.
- Ulasan OKR sesuai kebutuhan: Seiring dengan perubahan prioritas dan situasi, penting untuk meninjau dan merevisi OKR agar tetap relevan dan selaras dengan arah strategis organisasi saat ini.
- Selaraskan OKR dengan strategi organisasi yang lebih luas: Pastikan bahwa OKR individu dan tim terkait langsung dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Keselarasan ini menciptakan garis pandang yang jelas dari kontribusi individu ke tujuan strategis yang lebih besar.
- Komunikasikan OKR dengan jelas dan rutin: Komunikasi yang terbuka adalah kunci keberhasilan implementasi OKR. Bagikan OKR dan pembaruan kemajuan secara rutin ke seluruh organisasi untuk mendorong transparansi dan menjaga fokus pada tujuan bersama.
- Melatih dan mendukung karyawan: Berikan pelatihan dan dukungan untuk membantu karyawan memahami metodologi OKR dan peran mereka dalam prosesnya. Melakukan hal ini memberdayakan karyawan untuk secara aktif terlibat dalam pengembangan, pelacakan, dan pencapaian OKR.
Kesalahan umum yang perlu dihindari dalam mengimplementasikan OKR
- Menetapkan terlalu banyak OKR: Mencoba menangani terlalu banyak tujuan sekaligus dapat mengurangi fokus dan menghambat kemajuan. Sebaliknya, fokus pada sejumlah OKR berdampak tinggi yang dapat dikelola yang paling relevan dengan prioritas organisasi saat ini.
- Tidak melibatkan para pemangku kepentingan dalam prosesnya: Kegagalan untuk melibatkan pemangku kepentingan utama dapat menyebabkan prioritas yang tidak selaras dan kurangnya komitmen untuk mencapai OKR. Inklusi mendorong kepemilikan, pemahaman, dan rasa memiliki tujuan bersama.
- Gagal menyelaraskan OKR dengan strategi organisasi yang lebih luas: OKR yang tidak terkait dengan tujuan strategis yang lebih besar dapat menimbulkan kebingungan dan upaya yang tidak terarah. Pastikan bahwa semua OKR mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan untuk menjaga keselarasan strategis.
- Tidak melacak atau mengukur kemajuan secara efektif: Melacak dan mengukur kemajuan menuju OKR secara teratur sangat penting untuk keberhasilan. Banyak organisasi menggunakan perangkat lunak OKR dengan dashboard yang melacak kemajuan melalui analitik real-time. Kegagalan dalam melacak dan mengukur secara efektif dapat menyebabkan kurangnya akuntabilitas dan ketidaksinambungan antara tujuan dan kinerja aktual.
- Mengabaikan pertumbuhan karyawan: Berfokus hanya pada pencapaian OKR tanpa mempertimbangkan pertumbuhan dan perkembangan karyawan dapat menyebabkan kelelahan dan pergantian karyawan. Menggabungkan peluang untuk pengembangan keterampilan, pembelajaran, dan kemajuan karier dalam proses OKR untuk menumbuhkan tenaga kerja yang menyeluruh dan terlibat.