Ketika berbicara tentang sistem di dalam suatu perusahaan, pasti Anda sudah tidak asing dengan istilah Standard Operating Procedure atau yang biasa disebut dengan SOP.
SOP sendiri merupakan serangkaian aturan resmi yang berisikan standar, instruksi, atau langkah-langkah kerja yang menjadi panduan untuk diikuti seluruh karyawan dalam suatu perusahaan.
Mengapa SOP diperlukan? Agar proses kerja menjadi lebih teratur, aman, dan berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
SOP juga penting agar masing-masing karyawan menjalankan pekerjaan dengan rapi, tidak melenceng maupun memiliki interpretasi sendiri yang dikhawatirkan akan menghambat pekerjaan tersebut atau menyebabkan terjadinya human error.
Karena itu, SOP dalam sebuah perusahaan disebut sebagai pilar atau pondasi utama yang membuat segala kegiatan operasional bisnis mampu berjalan dengan rapi dan bisa dipertanggungjawabkan.
Jika perusahaan tidak memiliki SOP yang jelas, nantinya akan sulit mencapai tujuan perusahaan karena alur kerja tidak berjalan dengan seragam. Kondisi seperti ini mungkin akan memberikan dampak panjang seperti inefisiensi hingga kesalahan yang berulang.
Lalu, seperti apa fungsi SOP lengkapnya? Berikut penjelasannya sebagaimana dilansir dari Arghajata.
4 fungsi utama Standard Operating Procedure (SOP)
- Sebagai standarisasi proses operasional
Seperti yang sudah sempat di-mention sebelumnya, SOP hadir untuk menciptakan standar kerja yang baik dan lebih terstruktur, sehingga masing-masing individu dapat memiliki alur kerja yang lebih seragam.
Dengan begitu, output kerja akan lebih konsisten dan lebih mudah diprediksi, karena alur kerjanya selalu sama dari waktu ke waktu.
Selain itu, standarisasi juga penting untuk meminimalisir terjadinya kesalahan kerja, baik itu kesalahan individu maupun produk.
- Panduan kerja
Selain menetapkan standar, SOP juga berfungsi sebagai panduan kerja untuk membantu para karyawan mencapai hasil kerja yang maksimal.
Dengan SOP sebagai panduan kerja, maka akan lebih mudah bagi karyawan baru memahami dinamika kerja di suatu perusahaan.
Proses operasional pun dapat berjalan lebih mandiri tanpa saling bergantung, waktu kerja menjadi lebih efisien, dan hasilnya juga lebih maksimal.
- Pengendalian dan evaluasi
Salah satu kepentingan SOP khususnya bagi manajemen adalah untuk mengendalikan jalannya proses kerja sekaligus sebagai bahan mengevaluasi kinerja.
Pasalnya dengan adanya prosedur tertulis yang resmi dan terstruktur, manajemen dapat membandingkan kondisi aktual dengan standar yang telah mereka tetapkan.
Hal ini tentu akan lebih memudahkan manajemen untuk memonitor jalannya proses kerja dan menilai apakah telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sebelumnya.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
Jika suatu perusahaan memiliki prosedur kerja yang jelas dan terarah, tentu pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat yang berujung dengan adanya peningkatan efisiensi kerja.
Produktivitas tim pun ikut terdorong karena mereka dapat berfokus pada pencapaian target, bukan malah mencari tahu bagaimana cara bekerja yang benar, yang mengakibatkan terhambatnya proses kerja.
Sayangnya dalam praktiknya, tidak jarang ditemukan adanya kesalahan dalam penyusunan SOP. Banyak perusahaan yang masih terpaku dengan SOP untuk “formalitas” saja, tetapi tidak benar-benar mengaplikasikannya sebagai pilar kerja perusahaannya.
Hal-hal seperti ini biasanya terjadi karena:
- SOP terlalu umum dan kurang jelas
SOP yang ditulis terlalu template tanpa detail teknis yang jelas justru membuat karyawan bingung. Alih-alih menjadi panduan, dokumen ini berisiko ditafsirkan berbeda oleh setiap individu, dan dapat menghambat proses kerja.
- SOP terlalu rumit
SOP yang penuh istilah rumit tanpa penjelasan atau detail berlebihan dapat melelahkan untuk dibaca. Jika karyawan merasa sulit memahami, kemungkinan besar SOP akan diabaikan.
- SOP tidak melibatkan pihak yang menjalankan proses kerjanya
Penyusunan SOP hanya dilakukan manajemen tanpa masukan dari pelaksana di lapangan. Padahal, mereka yang terlibat langsung memiliki pengalaman praktis yang penting untuk memastikan prosedur benar-benar relevan untuk perusahaan.
- SOP tidak di-review secara berkala
Dunia bisnis pastinya terus berubah. SOP yang tidak diperbarui sesuai perkembangan teknologi, regulasi, atau strategi perusahaan akan cepat usang dan kehilangan relevansinya.
Menghindari kesalahan-kesalahan tersebut menjadi langkah penting agar SOP benar-benar hidup dalam praktik sehari-hari, bukan hanya sekadar dokumen formal yang tersimpan di arsip organisasi.