Monitoring dan Evaluasi (Monev atau ME) adalah dua kata yang memiliki aspek kegiatan berbeda tapi sama pentingnya dalam sistem manajemen perusahaan.
Monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah program yang dibuat dapat berjalan dengan baik sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari sini, monitoring menemukan jika ada hambatan yang terjadi dan bagaimana penyelesaiannya.
Selain itu, monitoring juga menjadi alat pengendalian yang baik untuk memperhatikan seluruh implementasi dari rencana yang ditetapkan sebelumnya. Maka dari itu, monitoring menekankan pada pemantauan proses pelaksanaan yang ditekankan untuk tujuan supervisi.
Proses dari monitoring itu sendiri meliputi tiga tahapan penting, yaitu:
- Menetapkan standar pelaksanaan, target waktu, dan person in charge (PIC).
- Pengukuran pelaksanaan dengan menilai secara berkala tingkat pencapaian pelaksanaan.
- Menentukan kesenjangan (deviasi) antara pelaksanaan dengan standar dan rencana. Di tahap ini harus diberikan catatan dan simpulan hasil monitoring yang akan menjadi bahan masukan bagi manajemen untuk mengambil keputusan strategis.
Sama seperti kegiatan manajemen lainnya, monitoring juga memiliki fungsi penting yang dapat membantu sebuah proses berjalan sesuai dengan rencana. Tiga fungsi tersebut, yaitu:
- Ketaatan (compliance)
Monitoring menilai apakah tindakan operator, staf, dan semua yang terlibat mengikuti standar dan prosedur yang telah ditetapkan.
- Pemeriksaan (auditing)
Monitoring menetapkan apakah sumber dan layanan yang diperuntukkan bagi pihak tertentu bagi pihak tertentu (target) telah mencapai mereka.
- Penjelasan (explanation)
Monitoring menghasilkan informasi yang membantu menjelaskan bagaimana akibat dari rencana dan pelaksanaan yang telah dilakukan, apakah sesuai dan hasilnya efektif.
Lain halnya dengan monitoring, penilaian atau evaluasi merupakan tahapan yang dilakukan setelah dilakukannya monitoring.
Pasalnya, evaluasi menggunakan data yang telah disediakan melalui kegiatan monitoring, sehingga rencana yang dilakukan bisa dijalankan dengan lebih efektif dan efisien.
Dalam merencanakan suatu kegiatan, evaluasi ialah bagian yang tidak terpisahkan, sehingga dapat dikatakan monitoring dan evaluasi sebagai satu kegiatan yang lengkap.
Evaluasi mengendalikan dan mengontrol ketercapaian tujuan yang berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai serta memberikan gambaran manfaat suatu kebijakan.
Tujuan dari evaluasi adala mengetahui apakah program itu mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak dengan lebih menekankan pada aspek hasil yang dicapai (output).
Evaluasi baru bisa dilakukan jika suatu rencana dan pelaksanaanya itu telah berjalan dalam suatu periode, misalnya dalam perusahaan direncanakan evaluasi bulanan, 3 atau 6 bulanan.
Prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi
Untuk prinsip dasar monitoring, yaitu:
- Monitoring harus dilakukan secara rutin.
- Monitoring harus memberi manfaat dan feedback yang baik terhadap organisasi maupun terhadap pengguna produk atau layanan.
- Monitoring harus memotivasi staf dengan cara yang baik sehingga tak terkesan sebagai pengawasan yang membatasi, tetapi menjaga jika terjadi hal yang tidak diinginkan.
- Monitoring tetap harus merangsang kreativitas dan produktivitas.
- Monitoring harus objektif, menilai secara fair, dan tidak ada kepentingan yang berpihak.
- Monitoring harus menilai setiap aktivitas yang telah dilaksanakan, apakah aktivitas tersebut telah mendukung dan berdampak efektif pada tujuan akhirnya.
Sedangkan prinsip dasar evaluasi, yaitu:
- Berkesinambungan, artinya dilakukan secara berlanjut dan konsisten.
- Menyeluruh, artinya keseluruhan aspek dan komponen program harus dievaluasi, baik dari pelaksanaanya maupun hasil yang dicapai.
- Objektif, artinya pelaksanaannya bebas dari kepentingan pribadi dan dilakukan secara independen sehingga hasilnya bisa optimal.
- Berguna dan bermanfaat. Evaluasi harus mampu meningkatkan level suatu program dan hasilnya. Caranya pun harus selalu di-review untuk tujuan akhir yang baik.
Tujuan monitoring dan evaluasi
Monitoring bertujuan mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan program yang sedang berjalan. Dengan begitu, bagian pelaksanaan program bisa segera mempersiapkan kebutuhan tersebut.
Kebutuhan bisa berupa biaya, waktu, personel, dan alat. Pelaksanaan program akan mengetahui berapa biaya yang dibutuhkan dan lama waktu yang tersedia untuk kegiatan.
Sementara itu, evaluasi bertujuan memperoleh informasi yang tepat sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan tentang perencanaan program, keputusan tentang komponen input pada program, implementasi program yang mengarah kepada kegiatan dan keputusan tentang output menyangkut hasil dan dampak dari program kegiatan.
Singkatnya, tujuan monitoring dan evaluasi untuk mengukur hasil yang sudah dicapai dalam melaksanakan program dengan alat ukur rencana yang sudah dibuat dan disepakati; menganalisa semua hasil pemantauan (monitoring) untuk dijadikan bahan dalam mempertimbangkan keputusan serta usaha perbaikan dan penyempurnaan.