Penerapan standar ISO 9001:2015 seringkali menjadi langkah awal bagi perusahaan dalam membangun sistem manajemen mutu yang efektif.
Namun, tidak sedikit organisasi yang mengalami kesulitan dalam mempertahankan perubahan yang diharapkan oleh standar ini secara berkelanjutan.
Bagi perusahaan Anda yang mungkin sedang menghadapi kendala atau tantangan dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu, simak berikut ini kesalahan umum yang sering terjadi selama proses implementasi ISO 9001.
Kesalahan umum penerapan ISO 9001:2015
- Tidak ada komitmen manajemen puncak terhadap sistem ISO 9001
Ketika berbicara tentang komitmen, maka keterlibatan manajemen puncak merupakan hal yang terpenting di sini. Pasalnya, keterlibatan itu akan menjadi penggerak terwujudnya suatu kebijakan untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu.
Lantas, bagaimana jika manajemen puncak tidak terlibat? Tentu penerapan ISO 9001 tidak bisa dilakukan dengan maksimal dan berkelanjutan.
Tanpa adanya kolaborasi yang baik antara bagian-bagian terkait, setiap unit cenderung bekerja hanya fokus pada tim mereka saja dan fokus pada kepentingan masing-masing.
Oleh karena itu, sangat penting bagi posisi tertinggi di manajemen untuk mengambil keputusan yang tegas, yang menekankan kualitas, perbaikan berkelanjutan, dan kepuasan pelanggan adalah prioritas utama. Dari sini, penerapan ISO 9001 ialah salah satu cara mencapainya.
- Tidak adanya pelatihan yang diberikan kepada karyawan yang terlibat
Hal ini mungkin terlihat cukup sepele, tetapi sebenarnya sangat penting untuk penerapan manajemen mutu ISO 9001 dengan maksimal.
Dengan semakin tingginya tingkat pemahaman karyawan yang terlibat, maka penerapannya juga akan semakin mudah untuk dilakukan.
Maka dari itu, sebaiknya Anda terus memberikan pelatihan kepada setiap orang yang terlibat agar mereka mampu menyesuaikan diri terhadap berbagai pengembangan sistem yang mungkin terjadi di tengah-tengah penerapannya.
Pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan tanggung jawab yang dimiliki karyawan yang terlibat, juga terkait aktivitas yang akan dilakukan untuk mencapai manajemen mutu ISO 9001.
Pasalnya, jika karyawan tidak mengetahui dengan baik apa itu ISO 9001, justru hal ini dapat memicu ke kegagalan penerapannya. Tak hanya itu, melakukan review secara berkala dan rutin juga dapat membentuk budaya kolaborasi sehingga penerapan ISO 9001 menjadi dinamis.
- Sistem yang dibuat dengan rumit
Sistem pada umumnya dirancang untuk mendukung organisasi dalam meningkatkan cara kerja dan fokus pada mutu.
Jika organisasi lebih sibuk mengelola sistem, itu tandanya sistem terlalu rumit dan tidak memberi manfaat nyata.
Hal ini terjadi karena dalam pembuatan sistem, SOP, dan dokumen, sering kali tidak melibatkan semua pihak terkait, sehingga sistem jauh dari penerapan sehari-hari.
Maka dari itu, sistem manajemen mutu sebaiknya dibuat dengan sederhana, praktis, dan fokus pada hasil serta perbaikan, bukan hanya terpaku pada dokumen untuk pengelolaan sistemnya.
- Tidak melakukan proses tindakan korektif yang tepat
Jika terjadi suatu masalah, perusahaan Anda perlu menyelidiki permasalahan dengan baik. Untuk mewujudkannya, perusahaan perlu meluangkan waktu, sebab Anda perlu menyelidiki dengan seksama mulai dari penyebab, dampak, hingga bagaimana cara mengatasinya.
Pasalnya, ada beberapa masalah yang terjadi secara berulang-ulang atau repetitif, sehingga salah satu cara terbaik untuk mengatasinya dengan melakukan proses tindakan korektif yang tepat, agar masalah tidak terulang lagi di kemudian hari.
Ada beberapa metode problem solving yang dapat dilakukan, misalnya seperti brainstorming bersama-sama, fish bone diagram, why why analysis, dan metode pendekatan lainnya.
Dengan menggunakan metode penyelesaian masalah yang paling tepat, masalah yang terjadi di perusahaan bisa diatasi dan diminimalisir dengan maksimal.
- Tidak mengetahui keinginan pelanggan
Mengetahui keinginan pelanggan dan mampu memenuhinya dengan baik akan membuat pelanggan semakin loyal dengan perusahaan Anda.
Ini merupakan salah satu tujuan utama dari manajemen mutu ISO 9001. Untuk mampu mewujudkan hal tersebut, perlu dilakukan survei terkait kepuasan pelanggan dengan menerima masukan maupun koreksi yang membangun dari pelanggan.
Salah satu caranya ialah melemparkan kuesioner terkait produk atau jasa yang Anda tawarkan kepada pelanggan untuk mendapatkan informasi yang cukup sebagai upaya mengembangkan produk atau service perusahaan dengan lebih baik lagi.
Bagian ini memerlukan konsistensi, karena setiap tahun, kebutuhan dan persyaratan pelanggan bisa berubah menyesuaikan kondisi dan perkembangan kompetitor maupun zaman.
- Tidak ada tim dan membebani manajemen mutu ke satu orang
Organisasi perlu membentuk tim untuk menjalankan sistem manajemen mutu, sehingga tidak hanya bergantung pada satu individu.
Ini bisa dimulai dengan secara aktif melakukan regenerasi tim yang terlibat dalam implementasi sistem manajemen mutu, serta memastikan kualitas menjadi bagian dari setiap pekerjaan dan kegiatan.
Pelatihan dan pembimbingan yang terencana dan berkelanjutan juga sangat penting, namun jika kualitas tidak diterapkan secara konsisten dalam setiap prosesnya, maka sistem tersebut tidak akan memberikan manfaat maksimal bagi organisasi.
- Tidak memiliki auditor internal berpengalaman
Peran auditor internal sangat penting dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001, karena kualitas audit yang dilakukan akan menghasilkan perbaikan dalam sistem yang berdampak besar bagi organisasi.
Namun, dalam banyak kasus, auditor internal seringkali kekurangan pelatihan dan pengalaman untuk membedakan masalah kecil dengan masalah yang lebih besar dalam sistem manajemen mutu.
Auditor harus fokus pada isu-isu yang dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan proses dan sistem secara keseluruhan.
Oleh karena itu, perusahaan harus terus mengutamakan pemahaman auditor internal terhadap klausul-klausul ISO 9001 dan kualitas temuan mereka, karena hal ini akan berkontribusi pada perkembangan sistem manajemen mutu yang lebih baik.