Apakah Anda pernah mendengar excess stock? Mungkin sebagian dari kita masih awam dengan yang berarti memiliki arti sama dengan stok barang yang berlebih ini.
Sebenarnya, untuk mengidentifikasi excess stock sangatlah mudah.
Cara mengidentifikasinya bisa dengan berjalan-jalan di dalam gudang perusahaan, karena Anda melihat barang mana saja yang sudah lama tersimpan dan tidak bergerak.
Biasanya barang-barang tersebut akan diselimuti debu. Selain barang yang berderu, stok lama yang sudah menjadi deadstock juga merupakan contoh excess stock yang paling buruk.
Namun, jika kita berbicara tentang excess stock berlebih, cakupannya tak hanya sebatas itu.
Jadi, segala sesuatu yang melebihi kebutuhan Anda sudah termasuk ke dalam excess stock, hal ini pun dapat sangat merugikan. Sederhananya, excess stock merupakan semua stok barang yang melebihi permintaan. Lantas, seperti apa dampaknya?
Stok yang berlebih akan menghabiskan sumber daya di dalam gudang dan mempengaruhi cash flow bisnis. Maka itu, mengidentifikasi stok berlebih tidak kalah penting dengan cash flow bisnis.
Yang lebih penting lagi adalah untuk mengurangi kelebihan stok ini dan tidak mengulanginya lagi. Jadi, apa itu excess stock dan bagaimana kita mengidentifikasinya?
Baca Juga: 8 Cara untuk Mengurangi Pemborosan dari Supply Chain
Tips Mengidentifikasi Excess Stock
Hal ini sangat erat dengan bagaimana Anda mengklasifikasikan apa yang disebut dengan kelebihan stok di gudang. Klasifikasi ini sangat penting dan harus akurat.
Anda perlu menetapkan informasi untuk mengidentifikasi apakah stok yang ada di gudang sudah masuk kategori berlebih atau belum. Stok yang Anda punya sebaiknya tidak melebihi safety stock ditambah dengan level stok maksimum.
Dari situ, setiap stok yang melebihi level stok maksimum masuk dalam kategori excess stock dan hal ini sebaiknya tidak berlama-lama ada di gudang Anda.
Namun, perlu diingat bahwa ada perhitungan sendiri untuk tahu berapa excess stock yang bisa dikurangi tanpa mengorbankan jumlah kebutuhan customer. Pastikan bahwa Anda punya:
- Forecasts yang akurat.
- Lead time yang akurat.
- Stock level yang akurat.
- Safety stock yang diperhitungkan dengan akurat.
Pengaruh Excess Stock Terhadap Bisnis
Stok berlebih akan membuat biaya operasional gudang meningkat, termasuk biaya asuransi.
Belum lagi jika nilai barang tersebut menyusut atau bahkan turun menjadi nol karena barang tersebut rusak akibat terlalu lama disimpan.
Hal tersebut akan membuat Anda merugi dan membayar biaya karena loss opportunity. Uang yang dapat digunakan untuk barang yang dibutuhkan jadi tidak bisa terpakai.
Pasalnya, semakin cepat inventory turnover Anda, maka akan semakin banyak uang dan keuntungan yang bisa dihasilkan.
Sebaliknya, semakin lambat inventory turnover Anda, maka bisnis bisa berada dalam masalah.
Sebab, uang yang tertahan dalam bentuk excess stock tidak menghasilkan apa pun yang menguntungkan. Bahkan, excess stock dapat berakhir pada disposal atau pemusnahan barang.
Baca Juga: Pentingnya On Time Delivery untuk Meningkatkan Penjualan
8 Hal yang Perlu Dihindari agar Tidak Menyebabkan Excess Stock
1. Forecasting yang tidak akurat
Kelebihan memperkirakan kebutuhan barang jelas-jelas sangat berpengaruh pada tingkat excess stock yang Anda punya.
Selain itu, semakin lama ordering lead time-nya, maka akan semakin besar pula dampak yang timbul akibat dari kesalahan forecast ini. Sebab, kelebihan stok akan semakin tinggi lagi.
2. Godaan membeli dengan jumlah lebih banyak dari kebutuhan
Membeli barang dalam jumlah banyak memang dapat menghemat harganya. Namun, hal itu dapat berdampak buruk jika terus menerus dilakukan.
Sebab, Anda perlu memahami secara menyeluruh tentang bagaimana uang dihasilkan dengan mengkonversi stok secepat mungkin ke produk siap jual.
Inventory management itu sangat penting untuk bisnis dan perlu dikelola dengan baik sebelum Anda membeli barang yang lebih banyak dari kebutuhan.
3. Kesalahan memperhitungkan ordering lead time
Ketika perhitungan ordering lead time lebih panjang dari lead time supplier yang sebenarnya, saat itulah masalah excess stock akan muncul.
Barang yang dipesan akan datang sebelum Anda benar-benar membutuhkannya, dan ini dapat dikategorikan sebagai stok berlebih karena kedatangannya tidak tepat waktu.
4. Memesan barang tanpa punya inventory system yang bisa diandalkan
Akurasi ialah hal penting dalam inventory. Salah satu fungsi dari inventory management system adalah memberikan saran barang apa yang harus dibeli, kapan dibeli, dan berapa banyak.
Jika tak punya sistem yang bisa diandalkan dan hanya berpatokan pada pendapat pribadi atau buyer, Anda akan mudah mendapat masalah excess stock.
5. Minimum order quantity
Bukannya lebih murah kalau ikut MoQ? Belum tentu. Sebab, seringkali lebih baik membeli dengan harga yang sedikit lebih tinggi daripada Anda harus menyimpan stok di gudang.
Dampak negatifnya bisa berpengaruh pada keseluruhan berjalannya operasional supply chain.
Maka dari itu, perlu pengkajian mendalam untuk memilah produk-produk apa yang bisa dibeli dengan minimum order quantity, seperti produk yang fast moving atau turn over-nya tinggi.
6. Pembelian barang custom atau special tanpa kepastian dari customer
Penanganan stok untuk barang-barang custom/special order harus diperhatikan dan ditetapkan maksimum stoknya, karena sifat barang ini khusus hanya untuk pembeli terbatas.
Begitu pesanan customer ini tidak kunjung datang, Anda tidak bisa berbuat apa-apa selain menerima barang itu jadi excess stock atau bahkan menjadi barang yang rusak.
7. Membeli produk baru tanpa riset sebelumnya
Produk baru bisa mengakibatkan excess stock bila tidak dilakukan riset dan penelitian pasar terlebih dahulu. Ini juga merupakan salah satu penyebab kelebihan stok yang paling umum.
Kalau ada produk baru diluncurkan, pastikan Anda sudah melakukan riset pasar apakah produk baru tersebut akan laku di pasaran atau tidak sebelum anda melakukan pembelian.
8. Produk yang dipesan berlebih dengan umur simpannya
Berlebihan dalam membeli barang dengan umur simpan yang terbatas akan mengakibatkan stok berlebih. Pastikan turnover barang lebih pendek dari pada masa simpannya.
Baca Juga: Prinsip Dasar Penerapan Just in Time dalam Inventory Management
5 Langkah Meminimalisir Risiko Excess Stock
Bisa dibilang sulit untuk menghindari excess stock dalam bisnis yang melibatkan inventory.
Jadi, beberapa langkah yang bisa Anda gunakan untuk meminimalisir risiko meningkatnya excess stock pada bisnis. Langkah tersebut antara lain:
- Pastikan menggunakan Inventory Management System yang punya modul stock classification, forecasting, safety stock, dan ordering yang efektif sehingga Anda bisa melakukan pemesanan barang sebaik mungkin.
- Sistem yang digunakan haruslah mempunyai dashboard yang bisa membantu mengidentifikasi dan menginformasikan excess stock beserta nilainya.
- Pastikan Anda dan tim punya kemampuan untuk mengidentifikasi dan menentukan langkah untuk menangani barang-barang yang diperkirakan punya stok terlalu tinggi.
- Evaluasi ordering lead time secara rutin terutama untuk supplier yang produknya paling banyak Anda beli.
Ada baiknya membentuk tim khusus menangani excess stock disposal karena excess stock kemungkinan akan selalu ada.