Apakah Anda masih bertanya atau sukar membedakan antara produktivitas dan efektivitas dalam sebuah perusahaan? Kedua hal ini berhubungan tapi tidak sama.
Produktif adalah menghasilkan lebih banyak, dimana kuantitas hasil yang diutamakan. Sedangkan efektif adalah membandingkan total hasil yang didapatkan dengan total sumber daya/usaha yang dilakukan.
Artinya proses produksi yang efisien akan ditandai dengan output yang lebih murah dan cepat, karena sumber daya yang dibutuhkan semakin mengecil.
Keduanya dibutuhkan untuk melihat parameter yang mencerminkan kondisi operasional atau produksi.
Produktivitas dan efektivitas seringkali terdengar di ruang rapat, laporan tahunan, bahkan di sesi evaluasi. Istilah ini kerap digunakan bergantian, seolah memiliki makna yang sama.
Padahal di balik kemiripannya, terdapat perbedaan mendasar yang bisa menentukan arah perusahaan. Untuk mengenal lebih dalam tentang perbedaannya, simak penjelasan berikut ini!
Produktivitas: Seberapa banyak output yang dihasilkan
Produktivitas lebih menyoroti seberapa banyak hasil yang dicapai, dari pekerjaan tersebut mengukur beberapa hal ini:
1. Volume pekerjaan per unit waktu
Produktivitas seringkali diukur dari seberapa cepat tim menghasilkan output. Namun dalam prakteknya, banyak tim yang terlihat sibuk tapi tidak benar-benar produktif karena energi mereka habis untuk aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah.
Produktivitas pada dasarnya bukan tentang bekerja lebih lama, melainkan juga tentang menghasilkan lebih banyak value dalam waktu yang sama.
2. Efisiensi pemanfaatan sumber daya
Jika berbicara tentang produktivitas, erat kaitannya dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan.
Sebuah tim bisa meningkatkan hasil tanpa menambah biaya jika mereka mampu mengelola sumber daya secara cerdas, menghindari duplikasi pekerjaan, mengotomasi proses rutin, dan menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat.
Efisiensi disini tidak berarti penghematan berlebihan, tetapi kemampuan untuk memaksimalkan potensi yang sudah ada.
Perusahaan dengan tingkat efisiensi tinggi biasanya memiliki mekanisme kerja yang sederhana tapi efektif, di mana setiap langkah operasional memiliki tujuan yang jelas.
3. Short-term measurement
Produktivitas memang cenderung bersifat jangka pendek. Namun, bagian ini seringnkali membuat perusahaan keliru.
Bisa begitu karena mereka melupakan fakta bahwa produktivitas yang tidak diimbangi dengan performa dan efektivitas bisa menghasilkan kecepatan tanpa arah.
Karena itu, produktivitas sebaiknya dipahami bukan sebagai tujuan akhir, tetapi sebagai indikator kesehatan sistem kerja dalam jangka pendek.
Jadi, produktivitas adalah cerminan dari energi kolektif sebuah tim, yaitu bagaimana mereka mengubah waktu dan upaya menjadi hasil yang nyata.
Tapi tanpa arah dan kualitas, produktivitas hanyalah gerak cepat tanpa tujuan. Produktivitas akan menjadi kuat hanya ketika disatukan dengan performa yang baik dan efektivitas yang tepat sasaran.
Efektivitas: Seberapa tepat tujuan tercapai
Dalam manajemen, efektivitas adalah sebuah matriks untuk mengukur sejauh mana hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan strategis perusahaan.
Jadi, efektivitas tidak hanya menilai banyaknya output, tetapi juga relevansi terhadap tujuan jangka panjang perusahaan.
Karena itu, efektivitas dapat diukur dari:.
1. Tingkat pencapaian tujuan
Efektivitas dimulai dari adanya tujuan. Pasalnya tanpa arah yang jelas, kerja keras hanya akan menghasilkan aktivitas tanpa hasil.
Di sinilah goal achievement rate berperan, berfungsi untuk mencatat sejauh mana target yang ditetapkan benar-benar tercapai.
Perusahaan yang efektif tidak hanya sibuk memenuhi tugas, tetapi mampu memastikan setiap aktivitas dilakukan untuk mencapai visi yang telah ditetapkan.
2. Keselarasan strategis
Setiap level perusahaan (dari pimpinan hingga pelaksana) harus memahami bagaimana pekerjaannya berkontribusi pada gambaran besar. Ini yang disebut strategic alignment.
Banyak perusahaan gagal bukan karena kekurangan sumber daya, tetapi arah kerja antar departemen tidak sinkron. Maka itu, efektivitas artinya memastikan semua bagian perusahaan berjalan dalam satu irama.
Namun, efektivitas dalam hal ini bukan hanya soal hasil akhir, tapi juga keselarasan antara strategi, kebijakan, dan tindakan.
3. Penilaian dampak jangka panjang
Efektivitas juga menuntut pandangan jangka panjang. Tidak semua hasil cepat berarti berhasil, beberapa keputusan mungkin membutuhkan waktu untuk menunjukkan dampaknya.
Misalnya, investasi pada pelatihan karyawan mungkin tidak langsung meningkatkan penjualan, tetapi dalam jangka panjang memperkuat kapasitas organisasi untuk beradaptasi dan tumbuh.
Karena itu, efektivitas tidak bisa diukur hanya dengan angka, melainkan dampak kedepannya yang bertahan lama. Pada akhirnya, efektivitas adalah tentang arah dan keberlanjutan.
Dalam penyusunan strategi atau rencana bisnis perusahaan yang dilakukan tahunan, faktor-faktor yang terkait produktivitas dan efektivitas harus dijadikan tujuan bersama. Karena hal ini akan membantu mengarahkan perusahaan dalam mencapai tujuannya dengan baik.