Menjalankan dan mengelola kegiatan operasional di gudang bisa menjadi tugas yang cukup menantang. Sebab, Anda dituntut untuk memperbarui, efisiensi persediaan, memilih, melakukan pengemasan, pengiriman, dan lain-lainnya untuk mencapai Key Performance Indicator atau KPI gudang.
Tak hanya itu, Anda juga perlu memilih Warehouse Management System. Semua yang dilakukan ini pada akhirnya ditujukan untuk dapat memenuhi kepuasan pelanggan dengan maksimal.
Caranya yaitu dengan secara konsisten memberikan pelayanan di mana pelanggan dapat menerima barang pesanan mereka tepat waktu sesuai dengan apa yang mereka inginkan. Untuk alasan inilah perlu dilakukan kontrol dan monitoring KPI gudang menjadi sangat penting.
Dengan KPI, Anda tentu akan mampu mengukur performance dan kinerja karyawan gudang. Seiring dengan berjalannya waktu, hal ini akan membantu Anda untuk mengidentifikasi area mana saja yang perlu untuk dilakukan perbaikan.
Perbaikan ke arah yang lebih efektif dan efisien akan memberikan dampak langsung terhadap keseluruhan biaya atau cost bisnis perusahaan dan kepuasan pelanggan. Jadi, Anda perlu mengetahui KPI gudang yang penting untuk dikontrol dan dimonitor.
5 KPI Gudang yang Perlu Anda Kontrol dan Monitor
1. Efisiensi penerimaan
Di sini, kegiatan operasional gudang dimulai dengan menerima barang pesanan masuk yang dikirim oleh supplier. Beberapa hal yang dapat Anda kontrol dan monitor di bagian ini, yaitu:
- Berapa kali pengiriman barang dalam seminggu.
- Berapa persentase barang bagus yang dikirim supplier.
- Berapa persentase barang rusak yang dikirim supplier hingga dilakukan retur.
Proses penerimaan barang juga perlu dilacak dan diukur dengan indikator kerja. Hal ini dapat dilakukan dengan memperhatikan waktu yang dibutuhkan untuk menerima barang yang dikirim oleh supplier (lead time), bongkar, dan penerimaan barang.
Jadi, ada baiknya untuk selalu mencatat setiap waktu yang dibutuhkan dan menghitung rata-rata untuk satu bulan, kemudian dibandingkan dengan kinerja di bulan sebelumnya.
Perbaikan dalam proses penerimaan bisa dilakukan dengan peningkatan metode dan sistem yang dapat membantu, serta dapat menggunakan alat bantu untuk mempermudah penerimaan dan penempatan barang sesuai dengan tempatnya.
2. Ketepatan (accuracy)
KPI gudang penting untuk memilih ketepatan atau akurasi. Pasalnya, ketepatan stok dan order akan menyehatkan cash flow perusahaan. Tak hanya itu, hal ini juga dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin akan terjadi dalam proses pemesanan barang tersebut.
Ketepatan atau akurasi stok barang pun memiliki dampak yang besar pada biaya dan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai akurasi ini, Anda dapat memanfaatkan layout gudang secara tepat. Bagaimana sistem racking bisa mempermudah dan membantu pekerja agar bisa lebih efektif dan efisien dalam memisahkan produk fast moving, slow moving, dan lainnya.
Identifikasi barang dan pengelompokan barang satu jenis barang dalam satu lokasi memiliki peranan penting dalam peningkatan akurasi ini.
3. Biaya penyimpanan barang (cost storage)
Menyimpan barang persediaan dalam jangka waktu yang lama akan mengakibatkan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan menjadi lebih besar. Secara hitung-hitungan bisnis perusahaan, hal tersebut tentu akan menjadi kerugian besar.
Untuk itu, biaya penyimpanan termasuk dalam KPI gudang yang penting untuk Anda monitor dan kontrol.
Anda dapat mencatat berapa biaya yang harus dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu dan membandingkannya dengan waktu sebelumnya. KPI ini akan membantu membuat sebuah keputusan yang tepat dalam melakukan permintaan dan pembelian barang agar persediaan Anda tidak meningkat secara drastis.
Perhitungannya dapat dilakukan seperti:
Carrying Cost = Total biaya penyimpanan 1 bulan x 100%
Total semua inventory dalam periode 1 bulan
Menghitung biaya penyimpanan persediaan barang terdiri dari beberapa hal, seperti menambahkan semua biaya yang terkait dengan menyimpan persediaan selama periode waktu tertentu. Hal ini termasurasuransi, pajak, Ruang Penyimpanan, personil, dan peralatan.
Setelah semua dihitung, kemudian dinyatakan sebagai persentase dari biaya langsung persediaan item dalam periode yang sama dengan besaran ideal dari carrying cost adalah 15%-25%.
4. Inventory turnover
Nilai stok persediaan barang adalah KPI gudang penting lain dan memiliki kaitan cukup erat dengan biaya penyimpanan dan persediaan barang.
Pada dasarnya, hal ini adalah frekuensi di mana Anda menjual barang di gudang dengan cepat dari persediaan. Dengan kata lain, seberapa cepat Anda menjual setelah barang tersebut dimasukkan ke dalam penyimpanan.
Untuk menghitung omset persediaan, Anda bisa menggunakan rumus berikut ini:
Inventory Turnover = Jumlah barang yang terjual x 100%
Total semua inventory dalam periode 1 bulan
Memantau KPI gudang yang satu ini memungkinkan Anda memiliki wawasan yang lebih luas tentang popularitas item tertentu untuk mengukur praktik pembelian di masa mendatang. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk melihat apakah barang tersebut tidak bergerak dan perlu memiliki strategi pengurangan persediaan kedepannya.
Nilai ideal dari inventory turnover adalah dibawah 100%, dengan mempertimbangkan tingkat pemenuhan order customer. Jadi, jangan sampai inventory turnover yang kecil mempengaruhi pemenuhan order ke customer.
5. Retur barang
Tingkat pengembalian barang adalah KPI gudang yang sederhana namun penting. Dengan memperhatikan dan mengontrol bagian ini, Anda akan mendapatkan wawasan terhadap kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
Tapi, kunci utama dari KPI gudang yang satu ini adalah untuk mencatat alasan mengapa barang tersebut kembali. Dalam konsep pengiriman dari gudang, ada 3 pantangan yang harus ditanamkan pada setiap member gudang, yaitu:
- Dilarang mengirim barang yang salah
- Dilarang mengirim barang yang kurang/lebih
- Dilarang mengirim barang yang rusak/cacat
Jika ada pesanan yang rusak atau salah kirim, penyelesaian masalah komplain harus memakai tahapan penyelesaian masalah dari identifikasi masalah, analisa penyebab dan akar penyebab serta tindakan perbaikan yang menyeluruh, dan lakukan standardisasi supaya keluhan pelanggan tidak berulang.