Jepang dikenal sebagai negara dengan beragam budaya dan adat istiadat yang masih terus dilestarikan hingga kini, termasuk dalam bekerja. Salah satunya ialah budaya horensou.
Pasalnya, jika berbicara tentang budaya dan dunia kerja dan bisnis, perusahaan Jepang memiliki budaya yang unik dan berbeda dengan negara lain.
Apalagi mengingat Jepang memiliki banyak perusahaan besar yang sangat maju dan terkenal, di mana kemajuan ekonominya tidak terlepas dari penerapan budaya bisnis Jepang.
Budaya Horensou, yang biasa ditulis hou-ren-sou sendiri mengacu pada gaya komunikasi Jepang yang terdiri dari houkoku, renkaku, dan soudan.
Houkoku memiliki arti “laporan”, renkaku memiliki arti “menghubungi”, dan soudan memiliki arti “berdiskusi” atau “konsultasi”.
Ketiga aspek ini begitu erat kaitannya dengan gaya komunikasi Jepang. Maka dari itu lebih akrab disingkat menjadi horensou atau hou-ren-sou.
Awalnya horensou diperkenalkan di dunia kerja oleh CEO Yamanata Security, Tomiji Yamazaki pada 1982 melalui sebuah buku.
Dalam buku tersebut, Yamazaki menuliskan sebuah perencanaan dan pelaksanaan horensou di perusahaannya. Sejak buku itu dirilis, budaya ini pun menyebar luas di Jepang.
Banyak perusahaan yang mulai menerapkan konsep horensou. Bahkan, horensou menjadi aturan tidak tertulis di mana setiap karyawan di Jepang perlu memiliki keterampilan dasar ini.
Karena itu, para karyawan baru biasanya diberikan pelatihan horensou untuk memahami prinsip yang ada di dalamnya dan menjalin komunikasi efektif serta efisien dengan sesama karyawan.
Ketiga aspek dalam horensou
- Houkoku
Proses dan hasil kerja memiliki ‘nilai’ yang sama di perusahaan Jepang. Ini artinya, bukan berarti hasil adalah segalanya tanpa memperhatikan proses, ataupun proses tidak berarti jika hasilnya tidak baik. Maka dari itu, sampaikanlah masalah secepatnya kepada atasan.
Pasalnya, manajer harus mengetahui setiap hambatan dalam proses kerja rekan-rekannya. Jadi, ketika ada masalah, sangat penting untuk melaporkannya ke atasan sebab di Jepang sendiri, setiap anggota atau karyawan tidak memiliki kewenangan untuk memutuskan sendiri.
Bila terdapat sebuah kesalahan, maka manajer akan membantu untuk menyelesaikan masalah tersebut sehingga tidak mengorbankan banyak waktu bekerja dan menghambat proses kerja.
- Renraku
Renraku adalah bentuk informasi cepat yang diberikan kepada rekan kerja. Perbedaan renraku dengan houkoku adalah renraku berada pada posisi si pelapor.
Maksudnya, bila houkoku dilakukan oleh bawahan kepada atasan, renraku bisa dilakukan oleh siapa saja kepada siapa pun, atau sering kita sebut dengan koordinasi. Karena itu, atasan pun bisa melakukan renraku kepada bawahan.
Ketika melakukan renraku, pelapor harus menyampaikan fakta yang sedang terjadi dan tidak boleh menyertakan opini maupun asumsinya.
Pelapor juga dilarang menambahkan isu yang belum jelas kebenarannya, demi mengurangi masalah komunikasi yang ada dan menghindari masalah besar dalam kesalahan komunikasi.
- Soudan
Perusahaan di Jepang selalu memandang setiap karyawannya untuk meminta masukan dan berdiskusi setelah menyelesaikan suatu pekerjaan.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan konsultasi bersama rekan kerja, tim, dan atasan. Biasanya dilakukan secara empat mata atau pribadi, sehingga masalah bisa diselesaikan dengan baik.
Karyawan tidak boleh merasa sendirian dalam melaksanakan suatu proyek, karena hampir keseluruhan perusahaan di Jepang mengutamakan kerja sama tim daripada individu.
Senioritas juga merupakan hal penting di Jepang, dengan meminta nasihat atau saran berarti Anda juga menunjukkan rasa hormat dari bawahan kepada atasan.
Sikap ini memberikan kesan bahwa teman-teman mengandalkan para senior dan mempercayai pendapat dari atasan karena mau untuk berdiskusi serta meminta pendapat.
Jadi, apakah horensou penting?
Jawabannya, iya! Horensou diperlukan untuk membuat perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar, terutama dalam segi komunikasi yang efektif.
Komunikasi yang dilakukan terus-menerus secara lancar tentu akan memperkuat ikatan antara sesama rekan kerja maupun antara bawahan dan atasan.
Ketika seorang karyawan berlatih horensou dengan baik dan benar, hal tersebut akan membuat individu menjadi lebih percaya diri dan lebih baik.
Para manajer pun percaya, karyawan akan segera melapor jika sesuatu terjadi pada pekerjaan mereka, hal ini membuat rangkaian kegiatan di perusahaan lebih tersusun dengan baik.